バーンアウトにならずにタスクを済ませるための方法とは?

学生のお子さんがいらっしゃるご家庭では、長くて暑い夏休みが終わったと思ったら、秋に多くのイベントが始まり、何かと気ぜわしい毎日になっていませんでしょうか?
筆者の家庭では子供の幼稚園の運動会、老親の用事など、仕事以外でも粛々と進行しなくてはならないことの確認や進行に追われています。今年の9月10月は、なぜか月曜が休みとなる三連休が多めになっており、いつもの週休二日のリズムと変わって三連休分のしわ寄せが平日に来てしまいます。筆者は曜日の勘違いをしてしまい、幼稚園時の子供のお迎えの時間を間違えたり、小学生の子の持ち物の用意を期日ぎりぎりで行ったりと、細かい失敗やドタバタが続いてしまいました。この状況からは、TODOの管理や、GTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)の考え方を採用して日々を進行していくことができれば、脱却できるはずです。お子さんがいらっしゃらないビジネスパーソンでも、仕事やプライベートで徐々に責任が増えていき、日々の忙しさが加速していくなかで、どのように自分を見失わずに確実に仕事もプライベートも満足なものにしていくかというのは、大きなテーマなのではないでしょうか。ここでは、仕事もプライベートもうまくすすめるためのタスク管理について考察していきます。

バーンアウトにならないためには


リベラル系ニュースサイト「ハフィントン・ポスト」の創設者アリアナ・ハフィントン氏は、忙しすぎるあまり、睡眠不足と疲労から自宅で倒れ、その時にテーブルに頭を打ち付け頬骨を折った経験について折にふれ語っています。彼女はその当時、アメリカのタイム誌に「世界で最も影響力のある100人」にも選ばれるほど、仕事の成功や権力を手にしていました。しかし当時の彼女の状況は、いわゆる「バーンアウト」とも言い表せる状況だったのです。「バーンアウト」とは、日本でも「燃え尽き症候群」などと形容されていますが、彼女はその経験から、自分自身の本当に手にしたいことや、働く目的等も含めた人生そのものを見直すきっかけを得たといいます。(ForbesJAPAN9月号P38より抜粋)

ケンブリッジ大を優秀な成績で卒業している彼女のような成功者でも、働きすぎて自分の心身の健康をおろそかにしてしまうほど、仕事は魅力的なものでもあり、恐ろしいものでもあるのかもしれません。彼女のように顔面骨折という極端な例でなくとも、日々職務に邁進しているビジネスパーソンならば、誰でも自分の限界を越えてもなお働きすぎてしまった経験があるのではないでしょうか。しかし本当にそこまで働かなくてはならなかったのか、考えてみたことはありますか? 例えば納期まで時間があるために仕事を先延ばしにしておいて、納期が近づいてきたときに慌てて進行し、結果納期に間に合わせるために無理な徹夜などをしてなんとか仕上げた、という経験はないでしょうか?もしくは、頭のなかで無限ループのようにすべきこと繰り返していたりはしないでしょうか?
これらのような例には、スケジュール管理とTODOリストへの落とし込みををしっかりと行えば、改善することができます。

スケジュール管理の重要性

仕事は、スケジュールをしっかりと組む事で内容も生産性も格段とアップさせることができます。案件を仕上げるために、細かな行程が必要な仕事の場合は、そのひとつひとつの行程をどのように進行するか、スケジュールを細かくたててみましょう。それにはアナログなバーチカルタイプの手帳が大変役に立ちます。一日の時間軸が表記されている手帳に、学校の時間割のように仕事を行う時間や内容を記入していきましょう。そして仕事の合間には、休息やタイムラグを設定しましょう。きつきつの時間進行で仕事をすると、集中力が続きませんし、途中で邪魔が入る場合もあるでしょう。特にデスクでパソコンのキーボードをと長時間たたき続けなくてはならない人は、常に手が前にせり出すために猫背になりがちであり、肩こりや腰痛、首こりを助長させてしまいます。適度に休憩をとり、長時間同じ体勢をとったら伸びをしたりして、緊張した筋肉をリラックスさせる時間をとりましょう。

とにかく頭からTODOを追い出す

頭でわかっているからと思い、手帳やスケジュールに記入しないままの物事はありませんか? 意外とそれらのことが、頭の中を占領して思考の邪魔をしたり、生産性をダウンさせてしまうことがあるのです。例えば、いつも行なっている日常のことやルーティンがいい例です。ランチ、シャツをクリーニングに出しに行く事、図書館に本を返却しに行く、スーパーでの買い出し、などなど、手帳に記入するまでもないと思って書いておかない物事が意外と多くないでしょうか? 実際、仕事が忙しくたてこんでくると、これらのような重要ではないが、しなくてはならないことが少しずつ抜け落ちてしまうものです。困った事に、これらのことはしなくてはならないことばかりなので、実際必要となったときに困ることとなり、周りにも迷惑をかけてしまうというパターンに陥ります。それを防ぐためにも、どんなことでもメモ魔のように記入して、頭の中をスッキリとさせておきましょう。

やりたいことをスケジュールに組み込む

一日をしなくてはならないことややるべきことでいっぱいにし、それらをこなすだけの毎日では、だんだんと日々が無味乾燥なものになり、タスクをこなすことへの心理的な負担が増えてしまいます。すべきことをしているだけでは、仕事へのモチベーションをキープすることが難しくなります。それを避けるためにも、意識的に自分のしたいことを日にちや時間を決めてしまって、自分の時間を先取り予約できるようにしてみましょう。そうすれば、すべきタスクをこなしたご褒美としてしたい事ができるようになります。そしてご褒美を享受するために日々のタスクをきっちりこなし生産性も向上できるというおまけもついてきます。時間がないからといって、したいことを我慢しては損です。自分への投資のつもりでしたいことを積極的にスケジュールに組み込むことを強くお勧めします。

落ち着いて、リラックスを心がける


なにかとストレスが溜まりやすく忙しい現代社会、呼吸もついつい浅くなりがちです。浅い呼吸を続けていると、横隔膜が十分に動きません。自律神経が多く集まる横隔膜の動きが悪くなると、副交感神経がうまく働かず、睡眠の質が悪くなったり、ストレスが溜まりやすくなってしまいます。浅い呼吸で、バタバタと一日を過ごしている人は、睡眠をとろうとしても質のよい眠りを得ることは難しくなってしまいます。意識できるときにはゆったりとした呼吸を行い、特に息をしっかりと吐ききることを心がけて、体を正しく休息させられるようにコンディションを整えましょう。
ジョギングやヨガなどは、手軽にできる有酸素運動や体を整える運動として人気がありますが、要は動きながらしっかりとした呼吸を行い、体の隅々まで酸素を行き渡らせることによってリフレッシュとリラックス効果が得られるという点から、呼吸がいかに大切なものであるかがわかります。落ち着いて、リラックスした状態で仕事をすると、頭がよく働くために効率もあがりますし、生産性もアップできます。仕事中に頭が働かないな、とか落ち着きが足りないな、と感じるときには、呼吸をしっかり意識してみて下さい。

大義名分を設定する

それでも忙しく働いていると、自分自身がタスク完了のためのマシーンのように思えてしまうときがあるかもしれません。そんなときは、モチベーションをキープするためにも、自分が本来掲げている目標やモットー、働いていることの大義名分を設定しましょう。細かい仕事や苦手な仕事でも、自分が求めている目標達成に近づくために必要な手段であると感じられれば、有意義なものだと捉えられることができるものです。自分が仕事を通じて、目標とするものは何なのか、いずれ何がしたいのか、なぜこのような仕事をしたいと考えたのか、時に思い出し、自分の軸をしっかりと持って、日々精進することができたら良いですね。

バーンアウトにならずにタスクを済ませるための方法とは? のまとめ

忙しい日々を満足のいく充実したものにするために、私たちビジネスパーソンが工夫できることは沢山あります。この記事で紹介したひとつひとつのことを、毎日に生かしてみてください!

事例に学ぶ

愚者は経験に学び、賢者は歴史に学ぶと言います。ビジネスについても同じことが言えるでしょう。
他の企業の戦略や取り組みを分析し、そこから抽出した要素を組織に取り入れてみることで、あなたのビジネスを成功に導く鍵が見つかるかもしれません。

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