出張中にパンクしてない? チームマネジメントに必要な引き継ぎと代理人選出

長期間オフィスを不在にする「出張中」のマネジメント業務について、普段どのように対応していますか?

  • 出張中、疲れた体に鞭を打って夜中まで自分で業務を行いますか?
  • それとも、引き継ぎを受けたチームメンバーが滞りなく遂行してくれていますか?

私は仕事柄、1〜2ヶ月に1度、期間にして約1週間程度の海外出張があります。時差のほとんどないアジアならまだしも、アメリカやヨーロッパにいる時、本社から通常業務についての連絡があると、忙しさで気が滅入ってきます。

しかし、出張を重ねるうちに自分の引き継ぎし、自分がいなくても業務を滞りなく進めるために重要なことがいくつもあるということを知りました。

今回は、日々のマネージャー業務の中で私が見つけた、「出張中のチームのマネジメント法」についてお話ししたいと思います。

出張前にするべきこと

「出張のマネジメント」は、出張前から始まります。

最近では、「BTM(ビジネストラベルマネジメント)」といい、航空券やホテルの手配など出張中のスケジュール管理、渡航先での安全を考慮する危機管理なども含め、業務渡航を委託するケースも増えてきています。

SAP Concur (https://www.concur.co.jp/newsroom/article/why-btm-is-attracting-the-most-attention_01)
Diamond online (https://diamond.jp/management/articles/-/118

スケジュールの共有

海外出張の予定は、客先の状況を伺い、自身で決めることが多いのですが、大体2〜3週間までには予定を決め、飛行機のチケットを取ります。

私のチームでは、週に一度の定例会で各々のスケジュールを確認しているのですが、緊急を要する出張以外は、定例会時に出張の予定(いつからいつまで不在であるか)をチームメンバーに報告します。

2週間程度前までに話をしておけば、出張時に必要な資料をチームに準備してもらうことも可能です。1日どれだけの予定があり、何時に誰と会うか?を、チーム内で共有しておきます。

スケジュール共有方法1)

  • 毎週の定例会時、出張スケジュールをグーグルスケジュールで共有
  • チームが予定をすぐに確認できるようにしておく
  • 必ず引き継ぎの時間を必ずとる
  • スケジュールを共有するのと同時に、業務の引き継ぎも忘れずする
  • 自分が担当している案件の内容と、窓口、経緯など出来るだけ詳しく話す

このさいに、事務的にならないよう、担当者の特徴や経緯など気持ちを込めて相手に伝えることを心掛けています。

スケジュール共有方法2)

  • 引き継ぎ内容は、エクセルでデータ化しDropboxに保存しておく
  • インターネット環境であれば、世界中どこにいても同じ資料にアクセスできるようにする

代理人を1人選出する

出張時に限らず、大人数をマネジメントする上で非常に大切なことのひとつが「自身の代理人を選出する」ということです。管理する人数が10人、100人いたとしても、実際に自ら指示を出し、動いてもらうスタッフは少なけば少ないほど自分にかかる負担も少なくなります。

チームに任せている業務の内容や量は、一人一人違うはず。マネージャーは、その内容全てに責任を取らなければいけない立場にありますが、全てを理解し、処理するということは超人でも不可能です。任せた仕事の内容にミスがないか確認し、チームの仕事量と時間を管理…していては身が持ちません。

営業マネージャーの仕事は、

  • 会社に利益をもたらすために市場調査し、新顧客を作る
  • 数年後の目標を設定し、チームが能力を発揮できるためのファンデーションを作ること

がメインです。本来の業務に従事するためにも、自身の代理人(副リーダー)を早めに選定することが必要です。

勿論、何もかも「代理人」が代わりにやってくれる訳ではなく、自身でやらなければいけない仕事もあるでしょうが、チームに引き継ぎをした後、その管理を代理人に頼めれば出張中も、「代理人」1人とだけコミュニケーションを取れば良くなります。

この「代理人」は、自身の考えや働き方に賛同してくれる人を慎重に選ぶ必要があります。自分と違う考えを持った人を選んでしまった場合、仕事自体が非常にやり辛くなります。

また常に自分の代理人候補を作ることを念頭に置きながら、仕事内容の共有や自身のスキルや手法を教えることも大切です。これをすることによって自分自身の仕事の理解や把握を事前に知ってもらうことで、代理人にスムーズに業務を依頼できるようになるからです。

出張中のマネジメント

出張前に、チームとスケジュール確認をし、引き継ぎの場を設け、代理人を選出したので準備は万端です。では、実際の出張中はどのようなマネジメントが必要になるでしょうか?

「報告」の習慣をつける

出張中の商談で何か進捗があった場合は、電話やSNSなどを利用して直ぐにチームに連絡を入れます。逐一報告をすることで、急な指示変更でも状況を理解してもらえます。

また、現在は仕事でもSNSを使う人が増えているため、現場の写真や、普段チームが連絡を取っている担当者を写真に収め、チーム一人一人が「当事者意識」を持てる仕組みづくりをしています。

例)

私:「取引先の〇〇さん、メールの口調は厳しいけど、実際お会いしたらこんなに優しい風貌の人だったよ〜。みんなにシェアします。」

チーム:「うわぁ!全然想像と違う!面白い!」

と、覚えてもらうことができ、以降も会話に出しやすくなります。

出張後のマネジメント

無事、出張先での任務を終えた後も、マネージャーには「出張後のマネジメント」として大切な仕事があります。具体的に見ていきましょう。

感謝の気持ちを忘れない

慣れてしまえば、「出張」も業務の一環となってしまい、飛行機や新幹線での移動に感動することも少なくなりますが、決して誰でも行けるわけではありません。

普段、月曜日から金曜日まで毎日事務所で働いているスタッフからすれば、「たまには外に出て、新鮮な気持ちで仕事をしてみたい」と思うはずです。

出張先では、慣れない環境と24時間仕事という状況にストレスを感じることもありますが、その代わりに、「出張手当」も出ます。

自分の代わりに、本社で業務を頑張ってくれているチームへ感謝の気持ちを忘れてはいけません。

その場の菓子土産など買って帰り、出張期間中の頑張りを褒めてあげましょう。代理人には特別、感謝の気持ちを伝えてあげてください。

まとめ

今回は、「出張中のマネジメント方法」について、自身の経験を元にまとめてみました。

私も初めから今のような方法を見つけた訳ではありませんでした。初めの頃は、出張準備も全て自分で行なっていたので、引き継ぎ資料を作る時間などなく、出国してから通常業務の電話やメール、SNSが1日200件近くあり夜も眠れませんでした。

それから毎月出張をこなしていく上で、業務を一人で抱えるのではなく、チーム内で必ず共有しければいけない!と気付き、グーグルスケジュールや、グーグルドライブ、Dropboxなど活用しチーム内で情報を共有できるようにしました。

また、誰かが自分の資料を見る、ということを意識すると自身のメモとして使っていたグーグルスケジュールやDropbox内の資料も、分かりやすく書けるようになってきました。日々、業務内容をチームでシェアすることで、わざわざ出張前に引き継ぎ資料を作る必要もなくなりました。

「出張に出ると仕事が終わらない!」と悩んでいるサラリーマン、ひよっこマネージャーの参考に少しでもなれば、幸いです。

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