テレワークのチームビルディング 7ヶ条〜実践者からテレワーク初心者に伝えたいこと

いまや就業者の10人に1人以上はテレワーカーという時代(国土交通省 テレワーク人口実態調査より)。会社で席を並べていないと仕事ができないなどとは言っていられません。実際に、週に1度しか顔を合わせない人や、一度も顔を合わせたことのない人など、さまざまなチームのあり方を実感している人も多いのではないでしょうか。そんな中で、テレワーク型フリーランスとして働く筆者が、完全テレワーカーで編成されるチームに不可欠なチームビルディングのポイントについてご紹介したいと思います。テレワークと、通常顔を合わせるチームとの違いはあるのでしょうか。ぜひご参考にしていただければと思います。

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1.最初は不信感からを前提に

テレワーク完結の仕事相手の場合、リアルで顔を合わせている時の大きな違いは「不信感」から入ること。仕事を依頼する側、される側関係なく、初めてやりとりする相手に対して「この人はきちんと仕事を進めてくれる人だろうか?」という不信感が少なからずあります。リアルの出会いの場であれば、名刺を交換したり、自己紹介から雑談をしたりする過程で、信頼関係を少しずつ築いていくことができますし、ビジネスマナーとしても顔を合わせて挨拶した相手にいきなり失礼な態度はあまりしません。しかし、テレワークのみの、文字ベースのやりとりしかないと、雑談などはなく、シンプルに仕事のやりとりのみになり、かなり言い回しも厳しいものになります。特に最初は、「この人はちゃんと仕事をしてくれる人だろうか?」と考えているからこそ、「ちゃんとやれよ」というトーンになり、すべてのコミュニケーションは厳格になりがちです。

テレワーク初心者だと、この冷たいやりとりに最初は戸惑うことも少なくありません。私自身、かなりへこんだこともありました。自分は嫌われているのだろうか? バカにされているのか? など味わったことのないやるせない感情になってしまうのです。しかし、テレワークの場合、このような最初に感じる冷たい壁のようなものはありがちで、仕事をこなしていくうちに少しずつ壁は壊れていくもの。最初に感じる相手との距離感、冷たさは、テレワークでは普通にあることだという気持ちで受け流せるぐらいが良いでしょう。

2.仕事はきちんとする

最初が不信感から始まっているからこそ、絶対に守らなければならないのは「仕事はきちんとする」ということ。人となりを理解しあっている知人ではないので、人柄で許される、失敗しても可愛げがあるなどといったことはありえません。不信感を脱却するには「きちんと仕事をしてくれる人」と相手に思ってもらわなければなりません。これも、リアルに顔を合わせて仕事をする人以上に、納期もアウトプットの質も、さらには進捗などの途中経過報告も、やりすぎと思われるレベルできちんとこなすことを意識するくらいでちょうど良いと思います。「きちんと仕事してくれる人だ」とさえ思ってもらえれば、ぐっと仕事は進めやすくなりますし、コミュニケーションの質も格段に柔らかくなるはずです。

3.大げさに相手に感謝の意を表明

チャットなどの文字ベースのやりとりが主体のテレワークチームで、仕事のやりとりを淡々と続けていてもなかなか距離は縮まりません。そこで注力したいのが、感謝の気持ちはやや大げさに伝えるということです。「褒める」までいくと、嘘っぽく感じてしまうこともありますが、「ありがとうございます!」「とても助かりました」「こんなに早くいただけるなんて」などなど、感謝×驚きで相手に伝えます。もちろん、本当に感謝したい時で構いません。嘘ではなく、大げさに伝えるというだけです。こうすることで、仕事をきちんとするという段階からもう一段上の関係性になれる気がします。「この人と仕事をすると気持ちいい」そう感じてもらえばこっちのものです。

この感謝するという行為、実は自分にとっても良いことがあるそうです。人は感謝されるより、感謝した時の方が幸福感を感じるといいます。さらには、人は感謝すればするほど生産性も上がるという実験結果もあるそうです。相手に感謝することで、幸せになって、仕事の生産性も上がるなんてもう今すぐ始めない理由はありません。
しかも、これが顔を合わせて一緒に仕事をしている相手だと、感謝するのもなかなか恥ずかしいものですが、文字のやりとりでは案外さらっとできてしまいます。

4.一定の距離感を保つ


ここまでは、相手との距離の縮め方についてご紹介してきましたが、ここからは十分に縮まった後に気をつけたいポイントです。距離感が縮まるととめどなく縮めてしまう人がいます。ただのお友達であればそれでもまったく問題ありませんが、仕事上のチームだとただただ仲良くなれば良いというものではありません。仕事であるからにはシビアにならなければならないタイミングが必ずあります。その時々のタイミングでシビアなモードと仲良しモードとを偏在に関係性が変えられる人、またはそれぐらいの親しさになっていれば良いのですが、そうではないとモード変換がかなり難しいです。仕事で真面目に、そしてシビアに厳しくしなければならない一面は必ず残しておかなければならないとなると、仲良くなりすぎるのが弊害になることもあります(仲良くなったのに、いきなり厳しく言えない、など)。仕事上のチームであるということを念頭に、その距離感は意識的に保つぐらいのほうが仕事に支障をきたさず、おすすめです。

5.ミスは自責

いざ、仕事を進めている中でミスが発生したとします。テレワークでは、そのミスがたとえ小さいものでも信頼関係が一気に崩壊するきっかけにもなり得ます。どうしても相手に非があると感じた時は責めてたくなりますし、自分に非があった場合でも責任をすべて負いたくない、逃げたいという気持ちから、「あなたがこうしていれば、そもそもこんなこと…」などという気持ちになってしまいがちです。

しかし、いずれの場合もそのまま相手に伝えるのはNGです。繰り返しになりますが、文字ベースのコミュニケーションにおいて、ただただ相手を指摘するだけのやりとりはとても冷たいもの。口頭で柔らかく話すのとは訳が違います。だからと言って、ミス発生を無視するわけにもいかない。そんな時は、まず自分はどうすればよかったかを自問します。そしてこじつけでも良いので、「自分がこうしていれば」という何かを見つけ、まずそれを伝えます。その上で、「今後は自分も十分に気をつけるので、<相手>にもこういう面は協力していただけると嬉しい」と伝えます。いきなり責められるより、相手から「ここが悪かった」と謝られたほうが、「いやいや自分もここが悪かった」という素直に自身を振り返ることができるものです。

6.緊急事態時はなる早でオンラインMTG

緊急事態の時はチャットで文字で伝えるよりも、オンラインでも顔を合わせて話すほうが絶対に早いです。これはオフラインの関係でも同じかもしれません。メールの送受信でヒートアップしてしまった相手でも、実際に顔を合わせて話すと落ち着くといったことは誰しも経験があると思います。文字だと、悪化するときはとことん悪くなる傾向があるので、「ちょっと怪しいな」と思ったら、5分でも10分でもオンラインで話してみて、早期に改善を図るのがポイントです。

7.遊びのオンライン飲み会

最後はオンライン飲み会です。最近、ちょこちょこ実践している人もいるようですが、案外楽しいです。私もやってみるまで半信半疑でしたが、やってみると意外にもとても楽しかったという感想でした。8人程度、バラバラの場所からhangoutでつないで2〜3時間の飲み会でしたが、通信環境は想像よりも安定していましたし、お酒が入ることでいつもの仕事の愚痴のようなものも笑顔で楽しく話し合えました。たまに、誰かが固まったり、切れたりしますが、それも「●●さん動かなくなった」「消えた!」などと、オンラインならではの盛り上がりがありました。テレワークでは難しい、ガス抜き的な効果が抜群でしたので、テレワークのチームなら2〜3カ月に1回など定期的に開催しても良いかもしれません。

まとめ

今回テレワークのチームビルディングについて書いている際に、オフライン(リアル)のチームの時はどうしていたかなと思い出していました。私はテレワーク初心者なので、かなりチームビルディングにも気をつけていますが(私だけでなく、テレワークチーム自体が世の中でまだまだ新しい取り組みだと思いますが)顔を合わせたチームの場合はこんなにも意識したことはなかった気がします。しかし、初対面の人がいたら、同じように「この人どんな人だろう」と思い、すぐには信頼関係などできず、どんなに頑張っても合う人と合わない人はいました。オフラインなら誰とでもうまくいったかといえばそうではなく、その中でもなんとか仕事がうまく進むように努力していたなということを振り返っていました。

テレワークはまだまだ一般的なチームのあり方にはなっていないかもしれませんが、今後、もっとこういったチームは増えていくと思います。初めて試した時に「オンラインだけではやはりうまくいかない」と諦めるのではなく、オフラインだってチームビルディングは一朝一夕にできるものではないということを思い出し、テレワークのチームビルディングを諦めず、チャレンジしていただければと思います。

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