これで仕事もスムーズに!タスク管理の本当の目的とツールの正しい選び方

仕事を行うにあたり、いまや多くのタスク管理ツールが世の中に存在しています。「タスク管理」は働き方改革を推進する時代において、さらに大切な位置付けとなっていくことは間違いありません。

ところでタスク管理は、「管理」という受動的なイメージから、その本来の目的を見失いがちな一面があります。

すべてのタスクが価値を生み出す大切なものです。タスク管理自体、「管理」という言葉ではなく、「マネジメント」「ディレクション」「コントロール」等といった言葉の方が適しているのかもしれません。

本記事では、タスク管理を’’ただ管理するだけ’’で終わらせることのない、タスク管理の目的、そして方法を紹介します。

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まずはタスク管理の目的を再認識する

ツールを選ぶ前に、タスク管理の目的を考えてみましょう。タスク管理(マネジメント、ディレクション、コントロール)の見える形は、「可視化する」「(プロジェクトの場合)進捗を共有する」「抜け漏れを無くす」「期限を設定する」といったようなことになります。

しかし、タスクを本当の意味でコントロールできるようになると、その向こうにある自分の「悪しき習慣は変える」、そして「良い価値観や習慣を生み出す」ことに繋がっていきます。

習慣が変われば、人生も変わります。

これがタスク管理を管理で終わらせない、ということです。

その為の幾つかの簡単な方法を紹介します。

タスク管理を管理で終わらせない方法

1.「考える時間をタスクに入れる」

いままで考えることと手を動かすことを同時にしていたとしたら、「考える時間」を一つのタスクとして独立してください。長時間はいけません。せいぜい30分。人は時間が見える範囲になると、安心して、俄然集中します。その集中力が、短時間で良いパフォーマンスを生み出します。

そして設定した終了時間が来たら、それ以上は一切考えません。脳をいったんリセットして、機械的に次のタスクに移ってください。

次に設定したタスクを時間内に終わるようにひたすら手を動かし、そのまま無事終了してみると、意外に良いパフォーマンスをしていることに気付きます。当然、生産性は高まっています。

まずは、考える時間を独立する。それだけでも、管理で終わらないタスク管理の第一歩は踏み出せます。

2.「自分の時間を優先的に入れる」

仕事に追われて自分の時間が無く、体調を崩した人がいたとしたら、あなたはどうアドバイスしますか?

「自分の時間を大切にしなよ」「健康が一番大切だよ」「ストレスを溜めないようにしなよ」……言わずとも、そう思いませんか?

まったく同じです。ストレスは、実はタスク管理の天敵なのです。

ストレスを溜めないためにも、自分が行いたいことは優先的にタスクに入れていきます。「買い物に行くなんてタスク、自分のワガママでしかないから入れないでおこう」なんて小さな考えは捨ててください。

「友人と会う、2時間」

「ランニングをする、1時間」

「マッサージを受ける、45分」

「実家に連絡をする、15分」

「料理をする、30分」

「何もしないで過ごす、1時間」

「何もしないで過ごす」というタスクも、自分の脳がリセットされるので、結果的に効率的です。これらが上手くいくと、習慣が変わり、価値観が変わり、やがて少しずつ自分の人生が変わっていくことを実感します。

自分の時間は余った時間でなんとかする…なんて考えは、今すぐ止めましょう。そうこうしている内は、おそらく一生自分の時間は来ないのです。

3. 「すべき仕事ばかりでなく、したい仕事も入れていく」

タスク管理と言うと、すべき仕事を並べると思われがちですが、それこそ受動的そのものです。それだけではなく、タスク管理によって様々な仕事を短縮できるとわかったら、したい仕事もタスクに入れていきましょう。

「今まで仕事で組んだことがない人物に声をかけてみる」

「自分のスキルを生かしたブログを発信してみる」

「クライアントに、自分の専門だけでない違うサービスの提案書も提出してみる」

「研修を受けてみる」

「子供の野球の試合を見に行く」

「新サービスを構想してみる」

……ワクワクしませんか?

モチベーションが上がりませんか?

人生が、とても効率的になっていく予感がしませんか?

4. 「一つひとつのタスクに集中する」

タスクは業務の同時進行を避け、目の前の一つの作業に集中する仕組みでもあります。その集中が、短時間にも関わらずパフォーマンスを高めていくのです。

大きなタスクは細分化し、一つのタスクを25分や30分程度に区切りながら、一つひとつに集中してください。時間内は集中し、一つのタスクが終わったら一度脳を解放し、リセットする。そして次のタスクに取り掛かる。

そんなメリハリを続けると、タスクをコントロールしている実感がより湧いてきます。

なぜ、あなたのタスクが終わらないのか?

5.「残業はしないと決める」

タスク管理を上手く回すのに意外と大切なことは、その日の仕事の終了時間を脳に宣言しておくことです。

そもそも一つ一つのタスクに集中し、一度脳をリセットし、またタスクに集中しているわけですから、緊張感がそう長くは続きません。それなのに際限なく働いていたとしたら、自分は何のために働いているのか、と自分を疑い始めます。

毎日とは言いません。今日は残業はしないと決めてください。

「それでも残業は起こるよ」とおっしゃるかもしれませんが、今日やるべきことに集中をすれば、決してそんなことはありません。最低でも残業はしないと決めないと、あなたはずっと今のままです。

実際にいろいろな人の意見を聞くと、今日は残業はしないと決めると、大体残業はせずに帰れるそうです。

勇気を持って、残業はしないと決めてみてください。

6. 「タスクを絶対的な約束とは思わない」

設定したタスクを「絶対的な約束」と思わないことも大切です。

そもそも人間が行うことなんて、多少のズレがあるものです。ズレが起きたら、ただ組み直せばいいだけの話です。ズレても気にせずに、前向きにコントロールを続けてください。

あと、これは強くお伝えしたいのですが、設定したタスクができなかったとしても、決して自分を責めないでください。その時点で、あなたはタスクに支配されています。その状況を繰り返す内に、モチベーションもどんどん下がっていくでしょう。

タスクは自分が支配するのです。コントロールするのです。そのスタンスは決して忘れずにいてください。

7.「新しい価値観が生まれたら、思いきり受け入れる」

1~6までのことが出来たとき、貴方は多くの発見をしているはずです。思いもよらぬ新しい価値観も生まれています。タスク管理が上手くなった人からよく聞く話は、

「作業する時間が短縮しているのに、パフォーマンスが上がった」

「タスク管理はストレスと感じていたが、今はタスク管理によってストレスフリーになった」

「必要のない頑張りを止められるようになった、良い意味で頑張らなくなった」

「少しずつプライベートが充実し始めた」

といったことです。

タスクをコントロールすることで生まれた新しい価値観こそが、貴方の人生を楽しくします。ぜひ、受け入れていきましょう。

タスク管理ツールは数えきれないほど存在する!

タスク管理の為のツールを検索してみると、類似するものも含めて数多くヒットします。分類せず順不同で、ダラダラ~と並べてみました。ターゲット分けも特性分けも、一切していません。

TimeCrowd

Todoist

Jooto

ProjectLibre

Todous

Producteev

Trello

Flow

Do!

チャットワーク

Asana

Wunderlist

Wrike

Backlog

JIRA

Redmine

Agilefant

Brabio!

Redbooth

Nozbe

Any.do

Teamoffice

TimeKrei

Gantter

Slack

Toodledo

Dreamscope

ジョルテカレンダー

colorNote

Refills

Qiita:Team

Microsoft To-Do

Things

Lifebear

Remember The Milk

サイボウズOffice

みんなでガント.com

アイボ4

Excel

……

……どんだけあるんじゃい!

と、まぁ、それくらいに存在していました。まだまだあるでしょう。

一体、この中から自分にフィットしたツールなんて、どう選べばいいんだ! といった壁にぶつかります。

で、結局、タスク管理ツールはどう選ぶべきなのか

タスク管理ツールには、上記にもあるとおり数え切れないほど多くのものが存在します。

その中であなたは何に注意して使用するツールを選ぶべきなのでしょうか。

1.自分がイメージしているタスク管理の目的に合った作りか

タスク管理ツールは個人利用向けとチーム向けに分かれていたり、クラウド型やインストール型など種類によって機能が異なっていたりする場合があります。目的に合ったタスク管理を選ぶことで仕事の効率化にも繋がるでしょう。

タスク管理をすることで「悪しき習慣は変える」そして「良い価値観や習慣を生み出す」ことのできるツールを選ぶことが重要です。

2.予算に合っているか

タスク管理ツールには、使える機能が制限された無料版とツールの全ての機能を利用できる有料版の2種類があります。これは、機能が制限されるか否かだけでなく、利用するグループの人数によって変化することもあるので自分のグループがどの予算にするのが合っているのか考える必要があるでしょう。

3.ツールをストレスなく利用できるか

これは各ツールに使用されている言語などが言えるでしょう。最近では、海外でつくられたツールでも、翻訳機能が付いているため、日本語訳をみながら使用することが可能です。しかし、細かいニュアンスや言葉の使い方を考えたときには、日本語に対応しているツールや、日本人が作ったツールを使用することをオススメします。いかにストレスを溜めずに利用できるかということは、とても重要となってきます。

この3つは主にツールの機能性によって選ぶことを主張にていましたが、手帳を選ぶときのように直感的に気に入るか、ということも大切にするべきでしょう。

以下のページにはタスクを選ぶときに重要視することや、人気のタスク管理ツールがより詳しく紹介されています。自分にあったタスク管理ツールを選ぶ参考にしてもいいかもしれません。

タスク管理・ToDo管理ツール比較まとめ【2019年版】〜デジタル管理で仕事をスムーズに進めよう

まとめ

まとめてみましょう。

  • タスク管理は管理が目的ではなく、悪しき習慣を変えていくこと、良い価値観や習慣を生み出すことが目的
  • タスクには自分の時間や、自分のしたい仕事を必ず入れる
  • タスク管理ツールは用途に合ったものを選ぶ
  • タスクをコントロールすることで、人生を楽しむ

タスク管理は、マイルストーン(段階的なゴール)に充実感を与えてくれるものであり、あなたの人生の理論的な支えであり、人生を楽しむための考え方です。

気楽に、そして心から、タスク管理を楽しみましょう!

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