これだけは押さえておきたいプロジェクト・タイム・マネジメント方法

プロジェクトにおいて納期を守ることは基本的なことですが、計画どおりに進めることはなかなか難しく、予定から大幅に遅れてしまったことのある方も多いと思います。せっかく良い成果物が完成したとしても、納期に間に合わなければすべて台無しです。そこで今回は、プロジェクトの成功のために必要なタイムマネジメントについての考え方と、その手法について見ていきたいと思います。

プロジェクト・タイム・マネジメントとは?

プロジェクトマネジメントを体系的にまとめたPMBOK(Project Management Body of Knowledge)には、プロジェクトの3つのゴールとして、Quality(品質)、Cost(原価)、Delivery(納期)が定められています。そのゴールを達成するために必要な知識のエリアの1つとして、タイムマネジメントがあります。そしてこのタイムマネジメントは下記5つのプロセスに分かれています。

  1. アクティビティ定義: スコープ定義で作成したWBS(Work Breakdown Structure)に基づき、実際の作業に分解する
  2. 作業順序設定: 作業間の順序関係を定義する
  3. 作業所要時間の見積もり: それぞれの作業を完成するために必要な所要時間を見積もる
  4. スケジュール作成: 作業の開始日・終了日を決定する
  5. スケジュール管理: 進捗度を測定し、スケジュール変更の管理を行なう

したがって、プロジェクトにおけるタイムマネジメントとは、まず最初にWBSを作成し、その全体像から細かいアクティビティのスケジュールを作成・管理していくということです。

WBSはその名のとおり、Work(作業)をBreakdown(分解)したStructure(構成図)ということで、作業工程を洗い出したプロジェクトの全体図です。プロジェクトの作業工程に抜け漏れがないよう計画し、それぞれの工程にスケジュールや担当者を決めるには、WBSの作成が欠かせません。WBSのフォーマットはウェブ上で簡単にテンプレートを見つけることができますので、参考にしていただければと思います。

効率的な時間管理術

それでは、作成したスケジュールをもとに作業を進めるにあたって、どのような時間管理の仕方が効率的なのでしょうか。例えばプロジェクトメンバーと毎週会議を行い、リーダーがその進捗を管理するという方法がありますが、メンバーが多くなればなるほど、会議の調整で時間がかかり非効率的です。

そこで登場するのが、時間を管理するためのアプリケーションツールです。現在こういったアプリケーションは数多く存在しますが、ここでは代表的なものの例として、TimeCrowd(タイムクラウド)をご紹介したいと思います。

TimeCrowd

TimeCrowdは、それぞれのタスクごとに費やした時間を管理することができるシステムで、使い方はとても簡単です。タスクを入力し、作業開始時と終了時に打刻をするだけで、どのタスクにどれくらいの時間がかかったかを計算することができます。打刻し忘れてしまったとしても、過去のタスクの時間入力も可能ですし、修正もできますので便利です。各メンバーにこういったアプリケーションへの作業時間の入力を徹底すれば、プロジェクトマネージャーはひとりひとりの状況を把握し、作業の効率化を図ることができます。

ちなみにTimeCrowdは個人用アカウントとチーム用のアカウントがあり、個人用が無料、チーム用が1人月額500円という料金体系になっています。他にもたくさんの時間管理ツールがありますので、予算に応じてプロジェクトに合ったものを選択していただければと思います。

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失敗しない秘訣

それでは、WBSをしっかり作成し、便利な時間管理ツールを使えば、プロジェクトのタイムマネジメントは完璧かというと、そうではないと思います。実際にプロジェクトに関わると、予想もしていなかったような事態が起こったりしますので、変化に合わせてその都度適切にプランの修正をはかり、行動に移せなくてはいけません。こういった変更が起こりうるリスクも考慮して、最初のプランニングのときに余裕をもたせておくことも忘れないようにしましょう。あまりにもぎっちり詰め込んだ状態で作業スケジュールを計画してしまうと、後で何か状況に変化があったときに変更が難しいといった事態も考えられます。

また、プロジェクトマネージャーはただメンバーの時間をモニターするのではなく、作業に遅れが生じていたら、なぜ遅れてしまっているのかを把握し、これ以上遅れが生じないように対策を打たなければいけません。作業工程に対して人員が足りない場合、人員を増やして作業のスピードをあげる必要があるかもしれませんし、作業内容に対して日数が短い場合は、作業内容を変更したり、日数をもう少し長く確保しなければならないかもしれません。

ただし、タイムマネジメントは、プロジェクトリーダーだけの仕事ではなく、メンバーひとりひとりの仕事でもあります。メンバーが担当する作業工程に責任を持ち、全体への影響を意識することもプロジェクト成功のための大事な要素です。

したがって、WBSはメンバーと共有し、それぞれの作業工程がお互いにどう関わっているのかを認識してもらいましょう。「少しくらい遅れても大丈夫だろう」というひとりの甘い考えが、全体に大きく影響するということを意識づけしなければいけません。プロジェクトをスケジュール通りに進めるためには、リーダーだけではなく、メンバー全員の高い意識が不可欠なのです。

「これだけは押さえておきたいプロジェクト・タイム・マネジメント方法」についてのまとめ

プロジェクトがスタートすると、作業に追われて余裕がなくなってしまい、最初に設定したスケジュールと現状との照らし合わせが後回しになってしまうことがよくあります。しかし、プロジェクトのタイムマネジメントは日々行なわないと、小さな遅れが積み重なって最終的には手遅れになってしまうといった事態も起こりかねません。
そうならないためにも、各ステークホルダーとWBSをしっかりと作成し、プロジェクトの成功につながるような効率的なタイムマネジメント方法を見出していただければと思います。

効果的なマネジメントの処方箋

組織の潜在能力を引き出してビジネスを成功に導くためには、タスクや時間、そして人に対して、適切なマネジメント(管理)を実践することが必要不可欠です。
しっかりとした方法論に則って、効果的なマネジメントを実現させましょう。

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