あなたが、まだエクセルでタスク管理をする理由はなんですか?

タスク管理ってどうにもめんどくさいですよね…。

「簡単にタスク管理をする方法はないだろうか?」「もっと楽にタスク管理ができればいいのに…。」と考えたことはありませんか?

今回は、少し方向性を変えてエクセルを使わず、簡単にタスク管理を行う方法について紹介します。
※エクセルを使ってタスク管理をする方法は「エクセルでタスク管理をスマートに〜仕事効率がアップする工程表テンプレ7選」にまとめています。

まだまだ多くの人がエクセルでタスク管理を行う中で、ツールを使ってタスク管理をすることのメリットを知って頂けたら良いなと思います。

ということで今回は、タスク管理の新定番「TeamHack(チームハック)」の特徴や使い方についてみていきたいと思います。

タスク管理の現状と問題について

現在、社会ではIT業界の躍進が続く中、少子高齢化や団塊世代の定年退職を受けて、どの企業においても人手不足が深刻な問題となっています。特にエンジニアなどは常に不足した状態が続き、1人に割り振られるタスク量が増加しているにもかかわらず、一つのタスクにかけられる時間が少ないということが大きな問題となっています。これらIT技術職など、人手が足りていない分野では、タスクの処理が間に合わず、一人一人の負担がかなり大きくなっている状況です。
上記に関してはあくまで一例ですが、IT業界だけでなく、ビジネスシーンの至るところでこのような状況がみられます。
1人に割り振られるタスクが増加すると、一つずつこなしていくのでは間に合わないのため、1人で複数のタスクを同時に進行させていく必要があります。いわゆる「マルチタスク」を行うスキルが求められます。しかし、「マルチタスク」を行うことは、想像以上に高度なタスク処理スキルが必要なので、正しい方法で行わなければ、逆に非効率な仕事の進め方をしてしまう可能性があります。

こうした社会の現状を踏まえると、効率の良いタスク管理を行うことは生産性を上げるためにも、タスクをしっかりと処理していくためにも非常に重要であり、タスク管理の仕方をしっかりマスターしているだけで作業効率は大幅に変わってきます。デキるビジネスパーソンとしての一歩を踏み出すために、まずはタスク管理の方法について学び、効率の良いタスク管理を実行しましょう。

タスク管理をもっと簡単に行うために

タスク管理においては「直感的に判断できて使いやすい」ということが最も重要です。例えば、簡単に必要事項やメモを記載できたり、どのようなタスクかを一目で把握できたり、さらには、他のメンバーにタスクの処理状況をスムーズに共有できるといったようなことです。
こうした意味では、これまでタスク管理の大定番は「エクセル」でした。過去にチームハッカーズの記事でも書いていますが、エクセルのテンプレートを使えば、楽に素早くタスク管理を行うことができます。(エクセルでタスク管理をスマートに〜仕事効率がアップする工程表テンプレ7選)しかし最近では、インターネットの広がりとIT業界の躍進により、コミュニケーションツールやプロジェクト管理ツール、タスク管理ツールなどのツールが、UIに優れたシンプルに使いやすい仕様へとアップデートされてきています。もちろん、タスク管理ツールを使って社内のタスクを管理する企業も増加しており、今やエクセルでタスク管理をするよりも、ツールを使ってタスク管理をするほうが王道となってきていると言えます。

以下で、エクセルでタスク管理をする場合のデメリットについて見てみましょう。

脱エクセル!ツールを使ってタスク管理をスマートに行おう

多くの人は「普段使い慣れている」という理由から、エクセルを使ってタスク管理を行っていますが、実際にエクセルでタスク管理をしてみると、少し手間がかかることに気づきます。

テンプレートがたくさんありすぎてどれを使えばいいかわからない

エクセルでタスク管理をする場合、数あるテンプレートの中から用途に合わせて1つ、自分で選択する必要があります。楽にタスク管理をしたいと思っていたのに、テンプレートを選ぶのに時間を費やしていては、本末転倒です。もし、選択したテンプレートが気に入らなかったり、少し変更したいと思った場合は、再度テンプレート探しから始めなくてはなりません。

勝手に上書きされていた

複数人でエクセルを使う場合、「共有モード」を使って作業をすることが多いと思います。共有モードを使って作業する場合、自分が知らない間に必要なデータを他の利用者が更新する可能性があります。できるだけ、このような事態は避けたいところです。

最新のファイルがどれかわからない

複数人でエクセルを管理していると、で紹介したようなデータの上書き問題が起こりうるので、それぞれがコピーを作って編集することがあります。しかし、ファイルの複製がたくさんあると、どのファイルが最新のデータかわからないという問題が生じます。そうならなくても、無駄にファイルが増えて、管理が面倒になってしまいます。

エクセルは表計算ソフトである

エクセルはタスク管理ツールではなく、あくまで表計算ソフトです。入力した数値の整理をしたり、表やグラフにして表すことは得意ですが、複数人で更新するタスク管理のような作業には少し不向きかもしれません。もっと良いやり方があるはずです。

タスク管理の新定番ツール!TeamHack(チームハック)とは?

エクセルでタスク管理をする場合にも、上記のようなデメリットがあるということを知って頂けたかと思います。
それでもエクセルを使いたい!という人はこちらの記事でエクセルのテンプレートをご紹介しています。

エクセルでタスク管理をする場合の上記のようなデメリットを解消してくれるのがタスク管理ツールです。今回紹介するタスク管理ツールでは、エクセルを使わずに、一括でタスク管理を行うことができます。

早速ですが、タスク管理をシンプルに行うことができる新定番ツール「TeamHack」の使い方をみていきましょう。

①タスク管理と情報共有が可能な唯一無二のツール

タスク管理をしながら自然に情報共有ができる唯一無二のツールです。
現状、多くのツールは、タスク管理のみの機能、または情報共有のみのどちらか一方の機能しか導入されていません。
TeamHackは、タスク管理と情報共有を自然に行なうことができる初のツールです。

具体的には、チャット機能を使うことで情報共有を行います。

チャット機能

タスクにはそれぞれチャット機能が付いています。
チャットを送ることで、タスクごとに情報の共有や蓄積を行うことができます(大きい赤枠)。
また、タスクに登録しているメンバーであれば、だれでもチャットを送ることができます。

さらに、下の小さい赤枠で囲んだ「TO」という機能を使うことで、情報を共有したい相手を紐づけすることができます。そのため伝えたい情報をすぐにメンバーへと伝えることができます。
このようにチャットツールとしての機能がかなり充実しています。

②タスクの「見える化」で効率的にプロジェクト管理を行う

作業状況の「見える化」が可能です。また、進捗管理グラフやタイムトラッキング機能が搭載されていて、作業の進捗や作業にかかる時間を容易に把握することができます。

ラベル機能

作業に集中していると、頼まれていたタスクを忘れたり、どのタスクから取り組めばよいかわからなくなったという経験はありませんか?
そんな時は、ラベル機能を利用することで、タスクの優先順位の管理やカテゴリー分けを行うことができます。


「タスク1」「タスク2」「タスク3」というのが実際に作成したタスクになります。
「タスク2」の欄を見ると赤枠で囲っている部分がありますが、これはラベル機能を利用することで追加したラベルです。今回は、仮ラベルとして「優先」というラベルを作成してみました。

このように、ラベル機能を使って優先度を見える化したりカテゴリー分けをしたりすることができます。
もちろん、担当者や期限などを自身で設定することも可能です。

ワンクリックレビューとソート機能

ワンクリックレビューでは、確認を促すメッセージがレビュー側に的確に届くため、メッセージの見逃しを避けることができます。また、ソート機能を搭載しているため、「作業状況」、「担当者」、「期限」などで検索することですぐに目的の情報へとたどり着くことができます。

③チームビルディングのための環境を構築する

チームビルディングの土台となる環境をWeb上で構築することができます。
全体を把握しながら、細部の問題まで1つのツールで詳細に管理することができるので、問題が生じた場合もすぐに対応することができます。

チーム内での情報共有のシステムを構築していきましょう。

「あなたが、まだエクセルでタスク管理をする理由はなんですか?」のまとめ

いかがでしたでしょうか?
今回は、エクセルを使わずに、タスク管理をシンプルに行うことができるツールについてご紹介しました。今回紹介したタスク管理ツールはあくまで一例です。様々なツールを利用しながら、組織やチームの使用用途にあったツールを見つけ、より優れたタスク管理の方法を確立していきましょう!

>>TeamHackを無料で試してみる

【PR】エクセルよりもシンプルってどういうこと?

TeamHackなら、プロジェクトの管理から情報共有まで、これ1つで全てが完結します。ソート機能を使えば、誰が何をやっているかが明確にわかります。タスクごとにチャットができるから、情報の錯綜もありません。プロジェクト管理者も作業者も、驚くほどタスク管理が楽になります。

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新情報をお届けします

同じタグのついた記事

同じカテゴリの記事