マネジメント
2018.10.24

リモートワークでも信頼を構築できるコミュニケーション手法とは?

近年ではフルリモートワーク可能な企業が現れるなど、働き方が多様化してきています。しかしながら顔を合わせないリモートワークでは、働いている姿が見えないことや、文面でのやり取りがメインになることで、ちょっとしたことで信頼を崩しやすいリスクもあるようです。この記事では、リモートワークでも信頼できる関係性をつくるための具体的な手法を紹介し、よりよいチームワークを生み出すための秘訣を紐解いていきたいと思います。

▼目次

  1. 初速が大事!最初に「この人に任せていたら安心だ」というイメージを植え付けよう。
  2. チャットやメールのチェックはこまめにし、すぐにレスポンスする。
  3. 確認・連絡事項はできるだけまとめて、相手の負担にならないように。
  4. 1日の終わりに、どこまで進んでいるか簡単な報告をしておこう。
  5. チャットは必ず「メンション」をつけて、誰に確認しているか明確に。
  6. 返信がないときは、返信期限を指定して相手にリマインドを!
  7. 事務的なやり取りだけじゃなく、業務に対する評価を伝えよう。
  8. 業務に関係ないよもやまチャンネルを作るのもアリ!
  9. リモートワークでも信頼を構築できるコミュニケーション手法とは? のまとめ

初速が大事!最初に「この人に任せていたら安心だ」というイメージを植え付けよう。

リモートで仕事をする場合は、リアルで仕事をするよりもよりシビアに成果や事業に対する貢献を見られる傾向があります。最初の仕事で「この人大丈夫かな?」と思われてしまうと、その印象がつきまとってしまい、やりにくくなる場合が多いです。逆に、最初の段階で好印象を勝ち取ることができれば、その後、多少の無理や融通を聞いてもらいやすくなります。そのため、初めの仕事は少し頑張ってでも、早めにクオリティの高い仕事をこなしてハートをキャッチすることが肝心です。

チャットやメールのチェックはこまめにし、すぐにレスポンスする。


リモートで最も不信感に繋がりやすいのは、レスポンスが遅いということです。顔が見えず、何をしていてもわからない業態において「サボってるんじゃないか?」「仕事が遅すぎるんじゃないか? 」という疑念は、仕事を失う理由に直結します。すぐに返信できない内容でも「後ほど確認してご返信しますね。」など、一言返しておくだけでも、全く印象が変わってきます。しかも、そのレスポンスが早ければ早いほど、安心感に繋がります。定期的にチャットを確認する習慣をつけておきたいところですね。

確認・連絡事項はできるだけまとめて、相手の負担にならないように。

リモートの場合、確認や連絡が文字ベースになることが多いです。確認事項が複数回のチャットのやりとりになると、お互いに負担がかかりますし、試行回数が増えることでミスに繋がります。また、一度のメッセージでまとめられておらず、なんども確認してしまうと、仕事ができない印象を与えてしまうことになります。可能な限り、あらゆるパターンを考えた上で、1回の確認や連絡で、やりとりが完結するように、心がけたいところです。

1日の終わりに、どこまで進んでいるか簡単な報告をしておこう。

顔を合わせていない分、今の仕事がどこまで進んでいるかなど、業務の進捗報告をこまめにしておくことが、信頼の構築に非常に重要なポイントとなります。たとえこちらがガンガン業務を進めていたとしても、進捗がわからないと依頼している側は、本当に進んでいるのか?と不安になってしまうものです。箇条書きで十分ですので、現在どこまで進んでいるかという具体的な報告をしてあげることで安心してもらうことができるでしょう。

チャットは必ず「メンション」をつけて、誰に確認しているか明確に。

リモートの場合、1つのチャットに複数の人間が参加していることがほとんどです。特にディレクションの担当者などは複数のチャンネルに参加している場合もあり、1日に膨大な通知をさばいていることも。そのため、相手を指名して通知をする「メンション」機能を使わずにメッセージを送ってしまうと、確認漏れを発生させてしまうこともあります。誰に、何を確認しているのか、また、確実に気づいてもらうために「メンション」をうまく確認しましょう。

返信がないときは、返信期限を指定して相手にリマインドを!


リモートでやり取りしている時、質問やレビュー依頼をしたものに対して返事がこないということが良くあります。ほぼ、相手の確認漏れによるものなのですが、それを放置していても確かに自分の責任ではありません。しかしながら、そのことによって業務自体に支障が出たり、具体的に話が詰められていない案件だと流れてしまったりすることもあります。「お忙しいところ恐縮ではありますが、業務進行の関係もございますので、こちらの返信〜〜までに頂けると助かります。」と送ってあげることが親切になりますし、ちゃんと業務について考えてくれてるという信頼にも繋がるので、リマインドは適切なタイミングで送るようにすると良いでしょう。

事務的なやり取りだけじゃなく、業務に対する評価を伝えよう。

仕事のお付き合いとはいえ、作業をしているのは人間。事務的なやりとりだけでは、なかなか絆は深まって行きません。相手の方が素敵な仕事をしたら「そのように共有して頂けると、とても助かります」「そのクリエイティブ、すごいいい感じですね!」など、自分の業務範囲外のことに関しても、良い評価を送るようにすると、関係性をぐっと縮められるのでオススメです。

業務に関係ないよもやまチャンネルを作るのもアリ!

著者の所属している会社では、フルリモートのメンバーの状況をより感じながら全員が働くために、会社以外のこともシェアできるよもやまチャンネルを用意しています。時には家庭や仕事の悩みを相談しあったり、ふと思いついたアイデアが共有されたりなど、リスクの早期発見やソリューションが生まれる場所になっています。うまく運用できると、より強い信頼を生み出すチャンネルになること間違いなしです。

リモートワークでも信頼を構築できるコミュニケーション手法とは? のまとめ

この記事では、リモートワークでも信頼を構築できるコミュニケーションの具体的な手法についてまとめました。顔が見えない分、ちょっとした不信感や疑念が膨らみやすい特徴がリモートワークにはあります。一方で、一度しっかりとした信頼を構築できれば、自由度が高い働き方がしやすくもあります。日々のちょっとした積み重ねで、信頼は築けるものです。この記事を参考に、働きやすいリモートワーク環境が1つでも世の中に増えれば嬉しいと思っています。

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