タスク管理に「GTD」を取り入れるメリットとは?GTDの進め方と使いこなすコツ

タスク管理やTodo管理をしているはずなのに、いまひとつ上手くいかない、仕事の効率がよくなっている気がしないという人も多いのではないでしょうか?

実はタスク管理にも様々な方法があります。この記事では、タスク管理術の一つである「GTD」について、メリットややり方、進め方のコツをお伝えします。

タスク管理術「GTD」とは何のこと?

GTDとは「Getting Things Done」の頭文字で、タスク管理の方法のひとつです。生まれてから十数年が経過する方法ですが、アメリカではタスク管理の主流となっており、日本でも多くの企業が取り入れていることからもその有用性がわかります。

特徴は明確なタスクだけでなく、頭の中にある気になっていることや思いついたことをいったんすべてリストアップするということです。これによるメリットには、以下のようなものがあります。

GTDのメリット①目の前のタスクに集中できる

ひとつのタスクをこなしている時でも、ちょっとした気がかりやタスクとしてあげるほどではない雑多なタスクに思考の一部を奪われている人は多いものです。GTDでタスク管理をすることでそういったことがなくなり、目の前のタスクだけに集中して取り組むことができるようになります。

GTDのメリット②漠然とした不安やストレスを軽減する

タスク管理をしているつもりでも、「そういえばあれはどうなったんだろう…」「この進め方で本当に間に合うのか…?」のような不安がつきまとうことはよくあります。どんな小さなことでもすべてを管理するGTDなら、そういった不安やストレスからも解放されます。

GTDのメリット③「抜け漏れ」が減る

一般的なタスク管理の落とし穴に、「タスクとしてあげるほどではない」と判断してしまったものが実はキーになるタスクだったり、「このくらいなら覚えておけば良いか」と思ったものを忘れてしまうといったことがあります。すべてを落とし込む前提のGTDなら、こういった抜け漏れを減らすことができます。

タスク管理術「GTD」を実践しよう – 5つのステップ

GTDによるタスク管理には、5つの守るべきステップがあります。GTDを上手く進めるためには必須ですので、よく理解しておきましょう。

STEP1.すべてのタスクを可視化する

まずはじめに、すべてのタスクや気になっていることを書き出します。大きなことも小さなことも区別せず、頭の中に何も残さないように書き出すのがポイントです。さらに、例えば仕事に関することだけをGTDで管理するのではなく、プライベートのことも家庭のことも、文字通り「すべてを」GTDに落とし込むのが良いとされています。

この時点で書き出したタスクはまだ分類したり具体化したりしません。未分類のタスクとして書き連ねておきます。

STEP2.タスクを見極める

すべてを書き出し終わったら、書き出したタスクを見極めていきます。重要度や緊急度、すぐ着手できるのか、それとも誰かのアクション待ちなのか、などの視点からタスクを吟味し、今その場で2分以内に完了できるようなタスクはその場で終わらせてしまいます。

STEP3.タスクを分類する

次にタスクを分類します。「仕事」「趣味」など目的別に振り分けても良いですし、「重要かつ緊急」「重要ではないが緊急」など、重要度・緊急度視点での分類でも良いでしょう。自分が使いやすく把握しやすい分類を見つけるのがベストです。

また、分類すると同時にタスク自体にも具体性を持たせます。サブタスクや〆切、優先度の設定も同時に行ってしまいましょう。タスクを曖昧なままにしないことがポイントで、現時点では曖昧にしておかざるを得ないような場合には「それを確認する」こと自体もタスクとして追加してしまいましょう。

STEP4.全体を見直す

③まででタスクを実行に移していくことはとりあえず可能にはなりましたが、タスクの優先度は常に変動するものです。また、未分類の新しいタスクも順次追加されていきます。

新しいものを①~③の手順に沿って処理し、既存のタスクについても定期的に見直すことはGTDによるタスク管理を成功させるために不可欠です。1週間に1度などスパンを決めて見直すようにしましょう。

STEP5.実行する

ここまでくればあとは実行するのみです。④までの手順がしっかり行われていれば、余計な心配をせず目の前のタスクに集中できる状態になっているはずです。

また、新しく発生したタスクや思いつきは随時未分類のタスクとしてその場で追加しておき、頭の中に溜めておくことがないようにしましょう。

タスク管理術「GTD」を上手く進めるためのコツ

GTDでのタスク管理は、今まで漠然とタスク管理をしていた人にとってはルールが多く難しいと感じられるかもしれません。しかし上手く使いこなせば、今までのタスク管理では得られなかった余裕を手に入れることができます。ここでは、GTDを上手く進めるためのコツをお伝えします。

アプリを使う

GTDではタスクの定期的な見直しが不可欠です。一般的なタスク管理では、手帳やノートを使って手書きで行っている人も珍しくありませんが、GTDによるタスク管理では手書きに不自由を感じる場面が多く出てきます。優先度や分類先が変更されるたびに書き直すのは手間ですし、見た目にも整理されておらずミスの元になります。

GTDでタスク管理をする場合には、GTD向けとうたわれているタスク管理アプリを導入する方がスマートでしょう。

「残タスク0」の状態を目指さない

タスク管理というと、残タスクをできる限り減らす・0にすることが目標になりがちです。しかしGTDによるタスク管理では、「残タスク0」の状態を逆に目指さないことが成功のポイントになります。

もちろん優先度の高いものは消化していくべきですが、優先度の高いものから極めて低いものまで全てがリストアップされているのがGTDの特徴です。また、思いつきややりたいことは日々増えていきます。こういった特徴から、GTDでは「残タスクが0にならない」ことが普通であると受け止め、「まだこんなにタスクが残っている」「全然タスクが減らない」ことを負担に思うのをやめましょう。

定期的な見直しを怠らない

GTDの進め方の項でもお伝えしましたが、定期的な見直しはGTDによるタスク管理を成功させるために最も大切なことです。

定期的に時間をとって全体を見直す、という作業は一般的なタスク管理ではあまり馴染みがないため、つい面倒に感じさぼってしまいがちです。しかし、これを怠るとGTDは一気に「手間がかかるだけであまり役に立たないタスク管理術」に転落してしまいます。最初のうちは面倒かもしれませんが、慣れていけば短時間で見直せるようになりますので頑張りましょう。

「GTD」でのタスク管理に挑戦しよう!

慣れは必要ですが、ルールに沿ったGTDを身につけることでタスク管理の効率は飛躍的にアップします。忙しく一般的なタスク管理では不足を感じている人や、考えることが多い仕事をしている人には特にオススメできる方法です。

ご紹介した内容を参考に、ぜひGTDによるタスク管理に挑戦してみてはいかがでしょうか。

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