「プロジェクト」を成功に導く! 進捗管理が必要なワケ

皆さんは仕事をする際、「プロジェクト」で仕事をしていますか?
PMBOK(Project Management Body of Knowledge)第5版によると、そもそも「プロジェクト」とは「独自のプロダクト、サービス、所産を創造するために実施する有期性のある業務」と定義されています。「有期性」、つまり期間が決まっているものがプロジェクトなのです。ということは、プロジェクトは、決められた期間で決められた仕事を終えなければいけません。そのためにプロジェクトを管理することが必要になります。そこで、今日はプロジェクト管理に役立つツールをご紹介します。

プロジェクトの大きな要素


プロジェクトの大きな要素は、製造業で昔からいわれているQCDが中心です。Quality(品質)、Cost(原価)、Delivery(納期)の目標を決めて、その目標を達成するためにプロジェクトを管理します。

先に挙げたPMBOKでは、プロジェクトの要素として10個の知識エリアにわけています。その中にはQCDに関する、品質マネジメント、タイム・マネジメント、コスト・マネジメントはもちろん、コミュニケーション・マネジメントやリスク・マネジメントなどもあります。

プロジェクトにはこれらの知識エリアに対する管理も必要ですが、QCDいずれも欠けることなく、これら3つの目標を達成しないことには、「プロジェクトは成功した」といえないのです。そのためにはプロジェクトの進捗を管理して、状況をしっかりと見張っていくことが必要なのです。

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プロジェクトを成功させるためには

プロジェクトの成功はまず「期間内に完了すること」が大前提です。そのため、要員それぞれがムダな作業をしないようにすることが不可欠です。作業の手戻りを防ぐことはもちろんですが、作業が早めに終わったからといって勝手に余分な機能を追加したり、ドキュメントを必要以上に丁寧に作ったりすることも、ムダな作業といえます。

ちなみに、「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」という法則が存在し、パーキンソンの第1法則と呼ばれています(「パーキンソンの法則 – Wikipedia」より)。これはつまり、作業が早めに終わっても、完了報告をせずに割り当てられた作業期間中は何らかの作業をし続けてしまう、という状態を表しています。

また逆に、必要な機能やドキュメントが作られていない、ということはあってはなりません。

そこで、プロジェクトの要員が適切に仕事できるように進捗状況を管理し、プロジェクトの流れをつかんでいくことが大切になってきます。流れをつかんでおくことで、問題が起こりそうなとき、問題が起こったときの早期対処ができ、作業負荷の偏りにも対応ができます。

進捗管理ツールのご紹介

進捗管理も有償のツールを使う、無料のツールを使う、Excelを使ってカスタマイズする、などと方法はいろいろあります。ここでは、その中でも特に使いやすく便利なツールを紹介します。

Trello(トレロ)

ご存知の方も多いTrello(トレロ)。ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で使えるので、ツール初心者でも抵抗なく使うことができます。それぞれのタスクの登録が簡単にでき、進捗状況も視覚的にわかりやすい画面になっています。

ただ、タスク登録が簡単にできるため、タスクの書き方など、ある程度ルールを決めておかないと煩雑になり、まとまらなくなる恐れもあります。しっかりとルールを作り、プロジェクト内に周知しておく方がいいでしょう。
無料でもかなりの機能を使えるので、まずはお試しで使ってみてもいいかも知れません。

公式サイト:https://trello.com/

Kintone(キントーン)

Kintone(キントーン)はプロジェクト管理に特化したツールではありませんが、チームでタスク管理ができたり、情報やメッセージ機能などプロジェクトに必要な情報をクラウド上で共有・管理ができて便利です。

サイボウズのページでもKintoneをWebデータベースと呼んでいたり、プロジェクトの情報共有の場をスペースと呼んだり、IBM Notesに似たイメージがあります(IBM Notesは分散型の文書データベースであり、ワークスペース上でデータベースを管理しています)。

Kintoneは30日間お試しができます。また、ライトコースであれば1ユーザーにつき月額1,000円以下で使用することができます。

公式サイト:https://kintone.cybozu.com/jp/

Excelで管理する

ツールを使うのは敷居が高い、有償のツールを買うのはちょっと……という方には、やはり手っ取り早いExcelで管理するという選択になるでしょう。ただし、Excelはあくまでも表計算ソフト。最初にスケジュール表を作り、タスクを振り分けることは簡単にできますが、スケジュール変更や割り込み・追加タスクが発生した時には力技で変更しなければなりません。また、クライアントにガントチャートを求められた場合などもExcelで作るのは、操作が面倒な割にはお絵かきレベルのものになってしまいます。

ただ、あまり要員数が多くなく、期間も短い小規模のプロジェクト管理では手軽にプロジェクト管理に使用できるでしょう。

公式サイト:https://products.office.com/ja-jp/excel

「「プロジェクト」を成功に導く! 進捗管理が必要なワケ」についてのまとめ

プロジェクトは「期間内に決められた予算で決められた成果物を納品する」ものです。プロジェクト成功のために、マネージャーやリーダーといった管理者は現状をしっかり把握することが大切です。
また、プロジェクト管理をする立場にない若手の要員であっても、自分のタスクがどういう状態なのか、問題はないか、他のメンバーが担当する関連タスクに問題や遅れがないかを把握しておくことは将来のプロジェクト管理に役立ちます。そのためプロジェクトの状況はしっかり見ておくといいでしょう。

最近のツールはただ導入するだけでなく、カスタマイズできるものも多くあります。カスタマイズや、プロジェクトのルール決めをすることで、より使いやすく、管理もメンバーの更新も楽になります。ツールをうまく使って、成功プロジェクトを増やしていきましょう。

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