仕事のミスが多くて悩んでいる人はタスク管理ができていないから

「この資料の数値が間違っているぞ!」「期限を守れ!責任感がないのか!」などと仕事のミスを上司に何度も何度もこっぴどく叱られた経験はありませんか? ミスを増やさないために手帳や付箋にメモするけれども見るのを忘れてしまったり、チェックをし忘れたりと結局ミスをしてしまうこともありますよね。
今回は、仕事でのミスが多くて悩んでいる人に対して、どのようにすればミスを減らすことが出来るのか、自分の経験を交えながらお伝えしていきたいと思います。

仕事のミスはどこから?

まずはなぜミスをしてしまうのか、どのような場合にミスをしやすいかなど、仕事でのミスについて詳しく見ていきたいと思います。

疲れがたまっている

疲れは悪影響を受けやすく、疲れていると日ごろから慣れている業務でさえ間違える可能性が高くなります。自分も疲れてウトウトしながら記事を書いていたら、10カ所も誤字をして、加えて文章の組み立てがめちゃくちゃになっていて、怒られた経験があります。そのようなことにならないためにも、夜ダラダラと起きているのではなくて、一日6~7時間は寝る時間を確保出来るような生活習慣を整えることが大事だと言えます。

メモをとっていない

仕事をミスする人がやりがちなこととして1番目に挙げることが出来ます。有名な「エビングハウスの忘却曲線」で証明されている通り、勉強して20分後には58%、1時間後には44%も忘れてしまうことが分かっています。聞くだけならなおさら忘れてしまう可能性が高くなるのは間違いありません。そのため、忘れないようにするためにも、まずは言われたことをメモすることが大事です。言われた言葉を一字一句メモするのは不可能なので、自分が読んで瞬時に分かるように書くことが大切です。

メモを見ない、なくす

これも共感する人は多いのではないでしょうか? メモはきちんと取っているけれども、メモを見ることを忘れてしまったり、業務を終えて提出した後に、メモが出てきて書かなくていけない内容が書いていないのでやり直し…なんてことも経験したことはありませんか? メモを取った後は、自分が絶対見るところ、例えばパソコンの画面の上部の方に取れないようにはったり、違う紙やメモ帳に書き直す、アプリに吐き出し直すなどのタスク管理が必要になってきます。

マイナス思考になる

1度ミスをしたことがある人が陥りやすいパターンですが、またミスをするのではないかという不安から、時間をかけて仕事をする。そうすることで、今まで時間内に処理できていた仕事が溜まっていき、同時進行になってしまうせいで、逆にミスが増えるケースです。もちろんミスをしたことに対して反省や振り返りをすることはとても大事ですが、いつまでもミスを引きずってクヨクヨしててはミスを増やす原因になるので、石橋をたたきすぎないように気を付けてください。

チェックをもう1度行なわない

よくミスをしてしまう人は、自分が終えた仕事の見直しをしていますか? もちろん見直しをしても自分1人ではミスを見つけられないこともあります。そのような場合は、上司や同僚に確認を仰いでみてはいかかでしょうか? 自分ではない他者に見てもらうことで、ミスを発見する確率が高まります。ただ、毎度毎度見直しをしてもらうのも迷惑なので、頻度や回数を考えましょう。

事前準備をしっかり行なっていない

まずは、仕事を進めていく前に事前準備をしましょう。事前準備と言っても、この仕事をするためには、このタスク、次にこのタスクとマルチタスクを1つ1つのタスクに分ける作業になります。そこから優先順位をつけてどのタスクから処理していくのかを決めます。「それは当たり前だよ」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、ミスをする回数が多い人は、タスクの細分化が上手にできていないので、1度タスクの細分化の仕方を考え直してみてはいかがでしょうか。

このように様々な要因から仕事のミスが発生していることが分かりました。

最強のタスク管理術

ここからは、上記の要因を改善できるようなタスク管理術について紹介します。
この方法は、仕事でミスが多くてよく怒られていた自分が、仕事でのミスを減らすことが出来た実際の方法です。ぜひ参考にしてみてください。

用いたツールについて

まずはタスク管理には、「Teamhack」というツールを用いました。

自分が仕事を始めた際は、タスク管理について、新人が体験してみた学びを共有する~Trello編~という記事にも書いてありますが、初めは「trello」を使って管理をしていました。その後は、様々なタスク管理ツールを使っていく中で、「Teamhack」に落ち着きました。
簡単にTeamhackについて紹介をすると、タスク管理だけではなく、進捗管理・時間管理などすべてのツールが1つに凝縮しているツールになっていて、それぞれのタスクやプロジェクトごとにコメント機能もついているので、誰でも簡単にコメントすることが出来る他に、誰がどの作業をしているのか、どれくらい進んでいるのかということも簡単に把握できるツールとなっています。

タスク管理術の紹介

さてここから紹介を始めます。順番としては、

  1. 全てをタスクに書き出しをする
  2. タスクの取捨選別をする
  3. タスクの深堀を行なう
  4. タスクの優先度付けを行なう
  5. 最終チェックをする、してもらう


  1. まずは、メモを取っていない人や書いたのに忘れてしまう人は、上記の様に大まかでもいいのでタスクとして作ります。言われたことを全て書き出す勢いで書いてください。
  2. その後は、自分には関係がない、使わない、いらないものに関しては、タスクから消してしまいましょう。仮に消した後にやっぱり必要になっても、タスクを呼び戻す機能があるので、心配はいりません。同時に、仕事の方もタスクに吐き出しをします。
  3. 次にタスクの深堀りを行ないます。どの作業にはどれくらい工程が必要なのかしっかり書き出しをしないと、ミスを誘発する原因になります。限界までタスクを小さくしましょう。
  4. その後、優先度付けを行います。今日絶対にやらなくてはいけない作業なら期限を今日までにしたりと優先度をつけます。そのようにすることで、大体のミスを防ぐことが出来ます。
  5. またここからは、上司や同僚の協力が必要になりますが、タスクを作成する際にレビュー機能というものをつけることが出来ます。このレビュー機能と呼ばれるものは、レビュアーと呼ばれる責任者が確認をしないとタスクが消去できないようになっています。つまりは、絶対にチェックをする必要があるので、仕事の行き違いやミスを減らすことができます。

自分もよく、記事を書く際に上司と想定しているものの食い違いがよく起こっていました。しかしツールを利用するようになってからは、記事のテーマやあらすじなどを先に共有することが可能になったので、書き直す手間もなくなり、提案をもらう機会も増えたのでより濃い記事を書くことが出来るようになりました。

仕事のミスは簡単に直せる

結局仕事のミスは自分の不注意で起きてしまうものです。必死にメモをしたのに忘れてしまったり、優先度順位をつけ間違えてしまったりと多々あると思います。
今回はタスク管理ツールを使って、仕事でのミスを減らす方法についてお伝えしましたが、ツールを使いたくないよという方は、別にメモでも構いません。ただツールでやっている内容をキチンと自分の頭でできるようにしなくては、仕事のミスは決して減りません。必ず自分流のタスク管理をしてみてください。まずは継続が大事です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。人間は忘れてしまう生き物なので、ミスをしない人はいません。ただ、そのミスをタスク管理をすることである程度減らすことはできます。仕事の進め方を工夫して、気持ちよく仕事を進めてみませんか?

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