いつも締め切りに追われているあなたへ 業務効率化アップのためのタスク管理ツール5選

日常においても、ビジネスにおいても、「いつまでに何をしなければならない」という、期限のある課題が複数あると、頭が混乱しがちです。ビジネスの場では、古くは手帳、近年はエクセルファイルなどで課題を管理する方も多いと思いますが、近年ではWeb上で共有できる課題管理ツールや、タスク管理ツールを使う人も増えています。
今回は、使いやすい人気のツールを紹介しながら、業務効率化のための課題管理やタスク管理について考えてみたいと思います。

課題管理におけるチェックポイントはここだ!

課題管理ツールを取り入れるにあたり、気になるのはツールの選びかたですね。具体的なツールを紹介する前に、押さえておきたいポイントをまとめてみましょう。

使いやすくシンプルである

まず、使う人が使いやすいか、これが一番大切です。
使い方を覚えるのにマニュアルを熟読しなければならないような、複雑なツールはかえって業務が非効率化されてしまう危険があります。とくに、エンジニア系ではない職種なら、なおさら使いこなすのは難しいでしょう。
誰にでも簡単に使えるような、シンプルでわかりやすいツールが望ましいですね。

複数人で共有できる

アナログ手帳などでは、情報をチーム全体で共有できません。関係者へ逐一報告する手間なども増えてきます。
その点、Web上で管理できるツールなら、作業内容や進捗状況を共有できるため、細かい報告などの手間もなく、業務の効率化がはかれます。

モバイルデバイスに対応している

スマートフォンやタブレットなど、モバイル端末からも管理できることは業務効率化においてたいへん重要です。どちらかというと、パソコンよりモバイルで利用する人のほうが多いかもしれません。
営業などの外勤従業員であれば、いつでも、どこにいても確認・登録ができるツールは必須アイテムです。帰社後の雑務処理にかける時間が格段に軽減されれば、プライベートも充実し気持ちに余裕も生まれ、より効率的に業務ができるかもしれません。

セキュリティや保護機能が万全である

組織で共有するのなら、セキュリティ面やデータ保護の配慮は必須です。通信がSSLなどで暗号化されているか、不正なアクセスから守られる構造になっているか、データのバックアップは定期的に行われているかなども必ずチェックしましょう。

課題管理(タスク管理)のための便利なツール5選

ここからは、実際に多くの企業で使われ高評価を得ている「使いやすい課題管理ツール」とその特徴をご紹介します。特徴を比較して、ニーズに合ったツール選びの参考にしてください。

①完全フリー・オープンソース「Redmine(レッドマイン)」

インストールすることによって、無料で自由にカスタマイズできる進捗管理・情報共有のためのソフトウェア「Redmine」。
やるべき課題の内容や担当者、期限などを「チケット」として登録し、進捗状況を管理します。
インストール型で、自社サーバーでの運用になるため、セキュリティ面で安心できることが大きなメリットといえるでしょう。モバイル専用アプリ「RedminePM」を端末にインストールすることによって、無料でありながら、スマホやタブレットでも使用できるという優れものです。

≪特徴≫

  • インストール型、オープンソースの無料ソフトウェア
  • 各課題を「チケット」登録して管理できる
  • 登録したチケットは、一覧・ガントチャート・カレンダー・ロードマップなどさまざまな形式で表示できる
  • ニュース画面で、メンバー全員へ一斉通知できる
  • Wiki画面で、手順やメモなどを共有できる

またサーバー不要、維持管理不要のクラウド型「MyRedmine(マイレッドマイン)」もあり、こちらは有料ですが、オープンソースで利用できます。解約後もデータが活用できる環境を構築できます。

ファーエンドテクノロジー株式会社:http://redmine.jp/

②初心者にも分かりやすく使いやすい「Jooto(ジョートー)」

課題ごとにプロジェクトボードというメインとなる管理画面を作成し、細かいタスク管理やメンバーとの情報共有ができる「Jooto」は、ダウンロードやインストール不要のクラウド型ツールです。
操作が直感型で分かりやすく、ITに不慣れな人でも簡単に使えるのがおススメポイント。
プランは、プロジェクトボード2個、ユーザー2名までなら無料、15個のボードとユーザー15名までのベーシックプランで月額1,780円となっています。
iPad以外のモバイル端末には専用アプリで対応できます。

≪特徴≫

  • 各課題をカード形式で管理
  • ドラック・ドロップなどの簡単な操作でファイルをアップロードしたり並べ替えしたりできる
  • メモや付箋感覚で、把握しやすく見やすいユーザーインターフェース
  • プロジェクトボードをcsvファイルにエクスポートできる

Skipforward PTE. LTD.:https://www.jooto.com/

③課題はアプリで管理「kintone(キントーン)」

各課題をアプリで管理する「kintone」。
100種類以上のテンプレートから、さまざまな業務のニーズに合ったビジネス向けアプリが簡単に作れてしまうという、個性的なクラウドサービスです。
使用中のエクセルファイルを取り込んでアプリ化することも可能。また最初からアプリを作る場合も、マウスでドラッグ・ドロップするだけでOKと、とても簡単です。
作業フローに沿ったプロセスをあらかじめ定義しておけば、各担当者が処理するべきタスクを見逃すことなく、情報も共有できます。
5ユーザー以上、1ユーザー単位での契約が可能で、ディスク容量はユーザーごとに5GB と大容量。顧客や提携会社など社外の人を招待できるゲストユーザー機能もあります。

≪特徴≫

  • 100種類以上のテンプレートからプログラミングなしでアプリを作成できる
  • マウス操作だけで簡単にアプリを作成できる
  • エクセルファイルを取り込んでアプリ化することも可能
  • プロセス管理機能で自分のやるべきことが分かりやすい

サイボウズ株式会社:https://kintone.cybozu.com/jp/

④コミュニケーション機能が充実「backlog(バックログ)」

絵文字やスターを使った「いいね」機能、キャラクターアイコンなど、ビジネスの場でも楽しくコミュニケーションをはかれる「backlog」。
ストレージ30GB・プロジェクト数100・ユーザー無制限で月額9,800円のスタンダードプラン以上であれば、ガントチャートの作成や、期限までの作業量をグラフで把握できるバーンダウンチャートで、進捗状況の視覚化がはかれます。
またメモや会議の議事録を共有できるWiki画面なども完備、まさに課題管理に必要な機能が集約されているうえに、チームのコミュニケーションも促進させる万能ツールだといえるでしょう。

絵文字や「いいね」などのコミュニケーション機能が充実
開始日・期限・マイルストーン(節目)などを入力することで作業計画や進捗状況が一目瞭然
議事録やメモを共有できるWiki画面あり
30日間無料のお試し期間あり

株式会社ヌーラボ:https://nulab-inc.com/ja/products/backlog/

⑤Excelの使い勝手で管理したいなら「GSuite(ジースイート 旧GoogleApps)」

アカウントがあれば無料で使えるGoogleのツールを利用している人は多いと思います。
Gmailや文書作成のドキュメント、表計算のスプレッドシート、ファイルを保存・共有できるドライブ、カレンダーから音声ビデオ通話、サイト作成に至るまで、ありとあらゆるビジネスに役立つツールがあり、無料版でも十分な機能を備えています。

有料版である「Gsuite」では、さらに独自ドメインのビジネスメールを使うことができます。
また、電話やメールによる24時間365日サポートがあり、専用画面でユーザー管理やセキュリティ管理を行うこともできるため、組織で使うのであれば有料版の「GSuite」がおススメ。
容量30GBのベーシックプランなら1ユーザーあたり、月額600円、年額6,000円。容量無制限のビジネスプランなら月額1,200円、年額14,400円です。
Googleカレンダー内にタスク機能もあるようですが、どちらかというと、使い慣れたExcelで課題管理したいため、スプレッドシートを共有して課題管理に利用している人が多いようです。

  • ExcelタイプのGoogleスプレッドシートで管理・共有できるため、利用法をイチから覚えなくてよい
  • Googleドライブでフォルダも共有できる
  • Googleサイトで簡単にチームのサイトを作成し共有できる
  • 社名などの入った独自ドメインをGmailで使える
  • 24時間365日サポートあり
  • 14日間の無料お試し期間あり

Google Inc.:https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

あえて注文をつけるなら、こんなツールの登場に期待!

望まれるのは無料で、サーバー不要・メンテナンス不要のクラウド型、セキュリティ面やデータ保護の面でも申し分なく、簡単に使えるものだと思いますが、すべてを兼ね備えたツールはなかなかないものです。

ただ、一番の問題は、厳選のうえ課題管理やタスク管理ツールを決定しても、一旦ツールに入力を始めてしまったら、「使い勝手が悪い」と感じて乗り換えるのが難しいということです。そのため導入にためらってしまうという人も多いのではないでしょうか。
簡単にcsvファイルなどにエクスポートでき、インポートもできるというツールが増えれば、もっと気軽に試すことができるかもしれませんね。

「課題管理」のためのツールに関してのまとめ

期限内に効率よく課題を達成するために、課題管理ツールは欠かせないアイテムだといっても過言ではありません。業務効率化とは、会社に貢献するためのものではなく、働く人の大切な時間を奪わないためのものです。
雑務処理に追われる毎日から解放され、大切な時間を豊かに過ごすために、機械に任せられることは任せる、そんなふうに考えて踏み出してみてはいかがでしょうか。

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