プロジェクト管理やタスク管理をベースに業務改善を成功させるにはどうすればよいか?

ここ2年ほど話題にあがることの多かった働き方改革。チームハッカーズしかり世間でもおなじみのキーワードとなっています。
しかし、多くの中小企業では、まだまだ働き方改革への取り組みを進めることができていないというのが現状です。
働き方改革というと少し大げさですが、「業務改善」を正しく進めることで、これまで働き方改革に注力できなかった中小企業でも効果的に取り組みを進めることができるようになるのではないでしょうか?

そこで今回は、働き方改革の話題から「業務改善の正しいあり方」について考えてみたいと思います。

業務改善の正しいあり方とは

あなたの職場では業務改善を正しく行うことができているでしょうか?

ある県でおこなわれた働き改革に関する調査で、中小企業の約6割が働き方改革に取り組むことができていないという事実が発表されています。
その最大の理由は「人手不足」にあり、従業員が少ない企業ほど取り組みが進んでいないようです。
しかし一方で、正しい業務改善を行うことで、働き方改革への取り組みを成功させている事例も多く存在しています。
では、働き方改革に成功している企業はどのように業務改善を行っているのでしょうか?

業務改善の成果が出ている企業で行われていることが主に2つあります。
1つ目は、「長時間労働の是正」です。長時間労働の是正は、比較的すぐに取り組むことができる業務改善の方法です。
ある保険の会社では、午後6時には全社員のパソコンの電源を強制的に切ることで残業時間をなくすという取り組みが行われています。
2つ目は、「有給休暇取得の奨励」です。ある企業では、顧客情報を全社員で共有し、どの社員でも業務を代行できるようにすることで業務の融通を利かせ、社員が休みをとりやすいように工夫しています。

このように成果が出ている企業では、現場レベルで行うことができる施策を着実に実行しているという印象があります。
とはいっても、すでに定着している働き方を変えるというのは、とても労力がかかることであるのは間違いありません。

正しい業務改善を行い、働き方改革への取り組みを成功させていくためには、現場で働く人々の意識を変えていく必要があります。その前段階として、現在の業務の実態を正しく把握することが大切です。
具体的には、勤怠から各々が取り組むタスクまでを詳細に管理し、実態を知ることからはじめましょう。
実態の把握ができれば、職場の問題点や課題を見つけ出すことができます。
最終的には、自社に合った形で業務改善を行えるように、時間をかけて取り組みを進めていくことで、会社と従業員の双方にとってWin-Winな職場環境を構築することが可能になります。

タスク管理とプロジェクト管理の改善

実際に企業で働いている人は、タスク管理やプロジェクト管理を効率的に進めることが、生産性を大きく向上させるという事実についてはご存知だと思います。
しかし、具体的に「タスク管理やプロジェクト管理の改善をどのように行えばよいのか」という方法がわからない人は多いのではないかと思います。

そこで、タスク管理とプロジェクト管理を改善するポイントについてそれぞれ考えてみたいと思います。

①プロジェクト管理の改善ポイント

プロジェクト管理の改善において重要なポイントが、プロジェクトを「見える化」することです。
当たり前のことに思えるかもしれませんが、プロジェクトを見える化しておくことで、作業が計画通りに進まない時や早急な対応が必要な場合において、改善につながりやすくなります。
具体的には、プロジェクトの計画や施策をチームメンバー全員に共有し、全体の進捗状況を「見える化」します。
そうすることで、メンバーが作業を進めるうえで気づいたことを即時に共有することができ、さらには状況に応じて軌道修正を行うことが可能となります。
同時に、全体の流れも把握することができ、プロジェクト管理を劇的に改善することができるでしょう。

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②タスク管理の改善ポイント

「以前上司から伝えられたタスクは終わっていただろうか?」「あのタスク期限はいつまでだったろうか?」というように、タスクは、日々仕事をこなしていくなかでついつい忘れがちになってしまうものです。
これらのタスクを効率的に管理するためは、しっかりとしたスケジュールを立てることが重要です。
スケジュールの立て方については「効率アップ!仕事がデキる人のスケジュール管理術」という記事で詳しく書いています。

また、プロジェクト管理と同様、タスク管理においてもタスクの「見える化」を行う必要があります。
具体的には、タスクを一括で管理できるように、ツール等を使ってタスクの一覧を作成します。ツールを使えば、タスクの進捗状況等をメンバー全員で共有することも容易にできます。
そして、タスクをカテゴリーごとに分けたり、優先度をつけたりしながら、より作業を行いやすい状態に少しずつカスタマイズしていきます。
このように、すべてのタスクを洗い出し、全体で一括で管理していくことでタスク管理の改善につながります。

チームハック(TeamHack)を使ってみる

チームハックは「見える化」に最適なタスク管理ツールです。
先ほどお伝えしたように、プロジェクト管理の改善とタスク管理の改善のどちらにおいても「見える化」が重要なポイントとなっています。

では、チームハックの実際の使い方についてみていきましょう。

プロジェクトを作成する

これは実際のチームハックの画面になります。

「テスト1」というのが作成したプロジェクトです。
画面左のプロジェクト欄でプロジェクトの管理を行うことができます。
無料で登録可能な「お試しプラン」では、プロジェクトを1つまで作成することができます。

※「ビジネスプラン」「フリーランスプラン」ではプロジェクトの作成は無制限です。
プランの詳細はこちらで確認してください。

タスクを作成し管理する

画面の中心部分では、プロジェクトごとにタスクを管理することができます。
「タスク1」「タスク2」「タスク3」というのが実際に作成したタスクになります。
「タスク2」の欄を見ると赤枠で囲っている部分がありますが、これはラベル機能を利用することで追加したラベルです。今回は、仮ラベルとして「優先」というラベルを作成してみました。

このように、ラベル機能を使って優先度を見える化したり、カテゴリーを分けたりすることができます。
もちろん、担当者や期限などを自身で設定することも可能です。

チャット機能を利用して情報共有する

タスクにはそれぞれチャット機能が付いています。
チャットを送ることで、タスクごとに情報の共有や蓄積を行うことができます(大きい赤枠)。
また、タスクに登録しているメンバーであれば、だれでもチャットを送ることができます。

さらに、下の小さい赤枠で囲んだ「TO」という機能を使うことで、メンバーへダイレクトに情報の発信が行われるので、伝えたい情報をすぐにメンバーへと伝えることができます。
このようにチャットツールとしての機能も充実しています。

チームハックには、今回紹介した機能以外にも、タスク数の管理や工数の管理、メンバー内でのランキングや期限切れのタスクの管理など様々な機能が搭載されています。
直感的に使えるようなデザインになっているので、実際にツールを使いながら慣れていくのが良いと思います。

「業務改善を成功させるにはどうすればよいか?」のまとめ

いかがでしたか?今回は、働き方改革の話題をもとに正しい業務改善の在り方について考えてみました。実際は「正しい業務改善の方法はこれだ!」といえるような完璧な業務改善の方法は存在しません。
それでも、自社に合った業務改善の方法を見つけて、愚直に一歩一歩取り組みを進めていくことで、業務改善の成功へとつながっていくことでしょう。

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