3分でわかる!制約理論を活かして生産性を爆上げする方法!

「作業が多すぎて、全然手が回らない!」
「本業が忙しいから、副業やろうと思ったらまた徹夜だ……」

こう思ったこと、ありませんか? 私はまさに、両方の悩みを抱えていました。

外資系企業で夜中まで働く一方で、副業ライターの仕事を両立する。無理をしているように見えるかもしれませんが、「睡眠時間をガッツリ削って根性で乗り切る!」といったことはしていませんでした。根性で捻出できる時間には限界があるため、いかに作業の生産性を上げるかを突き詰めてきたのです。

その中で、私の生産性向上にとても役立ったのが、制約理論です。これは、かつてベストセラーとなった、工場の生産管理の手法について論じた『THE GOAL』という本に紹介されている理論です。この本では、「個別最適ではなく、全体最適を目指す」ための方法論として、制約理論が紹介されています。

「作業を効率化するためにはショートカットを覚えるべき!」「音声入力を使えば効率的に文章を打てる!」といった、個別の便利ツールの話はよく耳にします。たしかにそれらはとても便利です。けれど、抜本的に生産性を改善しようとしたら、全体最適の視点を持たなければなりません。

この記事では、制約理論を応用し、作業の生産性を上げる方法について解説します!

制約理論とは?

制約理論とは、業務プロセスを精査して最適化することで、生産性の向上をもたらすということについて論じた理論です。『THE GOAL』の著者で知られるエリヤフ・ゴールドラットが提唱した理論で、SCM(サプライチェーンマネジメント。物流システムの管理手法)に使われています。

……と、これだけ書くと何やら難しそうに思えるかもしれません。けれど、根幹となる考え方はシンプルです。それは、「作業プロセスのうち、全体の生産性を制限している箇所(=ボトルネック)を解消することで、全体最適を目指す」というものです。

制約理論は「工場の生産性をいかに向上するか」という観点で使われることが多いですが、この発想は個人の作業にも応用することができます。特に、時間がない中でたくさんの業務をこなさなければいけない人、忙しい本業の合間で副業をしている人にはとても役立つでしょう。

以下に、制約理論を応用して作業効率を向上する方法を説明します!

ステップ1:作業プロセスの洗い出し

まず、効率化したい作業の作業プロセスを洗い出します。時系列順に、もれなくフロー形式で作業を整理するのです。例えば、私が副業で行っていたライティングの場合、以下のようなプロセスとなっています。

  • テーマの設定
  • リサーチ⇒
  • 具体的な構成
  • 執筆

はじめに、仮説ベースでテーマを設定します。次に、その方向性でいけそうか、既に同じようなテーマで語られていることはないか、新しい発想で書けないかをリサーチします(基本的に、本を数冊読むことになります)。その後、どんな切り口で書くか、どんな章立てにするとわかりやすいかを考え、具体的な構成を練ります。そして、それらを執筆します。

この洗い出しは、前後関係があるかに注意して行います。前後関係とは、「この作業を行うためには、この前工程が終わっている必要がある」という関係のことです。前後関係がない場合、話はシンプルになります。それぞれの作業を並行して進められるため、空いた時間にやれることをやれば、無駄なく作業を進められます。

けれど、大抵の作業には前後関係の制約が存在します。私のライティングの例で言っても、テーマが決まっていないのにリサーチを進めることはできませんし、構成がまだなのに執筆することもできません。また、プログラミングでも、設計の前に開発することも、開発の前にテストすることはできません。

自分の作業に必要な工程と、その前後関係。それらを整理するのが作業プロセスの洗い出しです。

ステップ2:ボトルネックの特定

作業プロセスを洗い出したら、次に行なうのがボトルネックの特定です。そして、このボトルネックの解消こそが、制約理論のキモになります。

ボトルネックとは、生産性を左右する工程のことです。瓶から水を流すとき、どれだけ底が広くても、一度に流せる水の量は瓶の口の大きさまでになります。同様に、そこで詰まってしまうせいで、全体の生産性が制限されてしまうような工程が、ボトルネックなのです。ボトルネックは、前後関係がある作業の場合、必然的に生じます。

例えば、私のライティングの場合、②の「リサーチ」がボトルネックになっていました。テーマを考えたり、構成を立てることは紙とペンさえあればできます。けれど、私は書籍を読んでリサーチをしているため、書店に行って本を買ったり、Amazonで注文したりと、本を手に入れるまでに時間がかかっていたのです。その結果、本を入手するまでは③の「構成」以降の工程を行えないため、作業全体の効率が悪くなっていました。この②こそが、ボトルネックです。

このように、「自分の作業の中で、詰まりがちなところ」を見つけるのがボトルネックになります。ある作業がボトルネックになるときには、二つのパターンがあります。

一つ目は、頑張ってもこれ以上生産性が上がらないという、生産性に問題があるとき。これはシンプルです。そして、二つ目は、外部制約が存在しているときです。

  • 何かが必要であるという”モノ”の制約
  • 誰かと連携を取らなければならないという”ヒト”の制約
  • どこかへ行かなければならないという”場所”の制約

ボトルネックを生じさせている作業には、何かしらの外部制約が生じていることが多いです。そのため、ボトルネックの真の原因を突き詰め、解消を図るのが次の作業になります。

ステップ3:ボトルネックの解消

ボトルネックを特定したら、その解消を行います。そのためには、ボトルネックとなっている作業の見直しを行ないます。

先ほどの例だと、本を買って読むまでのリサーチがボトルネックでした。その中でも、「本を買う」という部分が障害となっていました。そこで、これを解消できないかを考えます。

まず一つ思いつくのが、「本ではなく、インターネット上の記事でリサーチする」という方法です。けれど、ググってすぐに出てくる記事をベースに執筆するのはクオリティに問題が生じますし、基盤となる体系的な知識は身に付きません。なので、この方法は却下となります。

次に思いつくのが、「本の内容を、紙の書籍以外から取得する」という方法です。私が取ったのはこちらです。Kindleとオーディオブックを活用するという方法を取りました。駅から会社まで歩いている時間はオーディオブックを、電車内ではKindleを使ってインプットすることで、①「テーマの設定」から②「リサーチ」に着手するまでのラグを解消したのです。

それでも、もともと紙の本からのリサーチに慣れていたため、初めのうちは効率が悪かったです。そこで、さらに生産性を上げるため、Kindleを活用した読書術やメモ術について調べて実践しました。そうして試行錯誤するうちに、現在ではかなり効率的なインプットが行えるようになりました。

このように、「その作業は別な方法で代替できないか」「その作業の効率性を上げる方法はないか」を検討することで、ボトルネックの解消に繋がります。そして、ボトルネックの解消が、生産性の向上を実現するのです。

まとめ

この記事では、制約理論を応用して生産性を上げる方法として、以下の三つを紹介しました。

  • 作業プロセスの洗い出し
  • ボトルネックの特定
  • ボトルネックの解消

制約理論では、作業のプロセスに着目します。このようにプロセスを分解する意義というのは、「全体最適を実現することで、生産性を向上する」ところにあります。

ボトルネックが解消されていない段階で、いくら個別の最適化を図っても効果は微々たるものです。「効率が悪い」と感じているとき、必要なのはツールではなくて全体の見直しであることはよくあります。

一度ゆっくりと自分の作業を見直して、生産性を向上させられないか検討してみましょう!

新入社員「オレ、定時で帰ります。」上司より先に退社キメてみたら…

この記事を読む

イチオシ記事

最新情報をチェックしよう!
>TeamHackで、タスク管理を驚くほどラクに。

TeamHackで、タスク管理を驚くほどラクに。

TeamHackは、タスク管理とチャットが同時にできる「業務コミュニケーションのしやすさ」に特化したオンラインワークスペースです。コミュニケーションツールとタスク管理ツールを行ったり来たりして、二重に管理の手間がかかる問題をスッキリ解決します。

CTR IMG