優秀なクリエイターに学ぶ、高速アウトプットタスク管理術

長いことクリエイティブの現場で仕事をしていると、驚くほど優秀なクリエイターに出会うことがあります。逼迫する納期やさまざまな仕様の制限の中で「イメージ」や「ニュアンス」という曖昧なものを、クライアントやエンドユーザーが「これは、良い!納得!」と思う領域まで引き上げる仕事ぶりには、感動のあまりに「めっちゃいいです!それですそれ!」みたいに語彙力もなくしてしまうほど。とにかく早い! クオリティ高い! 
今回は、そんなビジネスの最前線で働く「クリエイターの洗練されたタスク管理術」に焦点を当ててみたいと思います。

センスがいいだけじゃ仕事にならないクリエイターの世界


優秀なクリエイターって、なぜいい仕事をしてくれるのでしょう? それは、彼らが単に「センスが良いから」……ではありません。クリエイターでセンスが良い(カッコイイ・可愛い・オシャレ)なものを作れるのは大前提で、センスが良くても、アウトプットに時間がかかり、進行が遅れるようではビジネスの現場では優秀とは言い難いからです。(厳しい世界なのです……)

ビジネスの現場では「他の人よりも短い時間で、ハイクオリティで的確なアウトプット」ができるクリエイターこそ、優秀な人だと言えます。それを実現するために、彼らは独自にアウトプットを高速化するタスク管理の手法を編み出しています。

なぜ、クリエイターはタスク管理にシビアになるのか?

あまりクリエイター職に馴染みがない方にとって、彼らがタスク管理を極めているということをイメージしにくいかもしれません。

彼らが、タスク管理を高速化しなければいけない理由として、クリエイターが技術職であることが挙げられます。クリエイターは制作した納品物の対価としてお金を受け取るため、早く良いものが作れるほど、自分の仕事の単価を上げることができます。通常1週間かかる仕事があったとして、それを1日で仕上げたとしても、質をクリアしていれば同じ対価を受け取ることができるのです。クオリティーが高く正確ならば、早くアウトプットできるほど収入が上がるわけですから、彼らがタスク処理のスピードを上げることを意識するのは当然ですね。

優秀なクリエイターが行っているタスク管理術

それでは、ここから実際に優秀なクリエイターが行っているタスク管理術を紹介していきます。

よく使うショートカットキーは先に覚える

使用するツールのショートカットキーをよく使うものは予め覚えておくと驚くほど作業が早くなります。

例えば、上書き保存。ファイル>保存>保存しますか?>はい、みたいなことをしている人がいるとしたら、ものすごく時間を無駄にしているかもしれません。上書き保存は「control(macはcomand)+ S」で1秒もかからずにすることができます。他にも、すべてのテキストを選択したい場合マウスで上から下まで反転させなくても「control(macはcomand)+ A」でできます。基本的にほとんどのツールで、このような作業を早くするショートカットキーが存在しています。これらを覚えてしまうことで少なくとも通常の3倍くらい時間を節約することができるでしょう。

ファイルやデータの名前付けを工夫

保存したファイルの場所がわからなくなって、探すのに時間がかかったという経験をしたことはありませんか?  フォルダを綺麗に整理整頓していても、量が増え、フォルダの階層が深くなるほど、探すのが手間になります。そこでタイムロスしてしまうのは時間がもったいないですよね。そんな方に気をつけてみて欲しいのが、ファイルやデータの名前の付け方です。私の場合は「企業名(又は、プロジェクト名)_ファイルの種類_日付(またはバージョン)」という順番で基本的にはデータを整理しています。

例えば、
当メディア、チームハッカーズのロゴデータを作って欲しいという依頼なら

初稿データは、teamhackers_logo_sample.pdf
修正データは、teamhackers_logo_sample_re.pdf
2回目以降の修正は、teamhackers_logo_sample_rere.pdf
納品データは、teamhackers_logo.pdf

という感じです。

こうしておくことで、フォルダ整理をしていなくても「teamhackers logo」などとファイル検索することで、一瞬で必要なデータを見つけられバージョン管理も同時にすることができます。

仕様をすべて明確化させてから実作業に入る

クリエイターにとって最も憎っくきことは、後から仕様が変わってしまうことです。さっきまで一生懸命作りこんでいた作業がすべてパーになってしまう上に、クライアントとの関係性によっては追加料金を請求しにくいこともあります。なので、デキるクリエイターほど、仕様が不明確な状態で作業をスタートしません。

この仕事の本質的な目的は何なのか? その目的を達成するために、どのような要素が必要か? その中でも、最優先にすることは何か?どこまでは、切り捨ててもいい内容か? それに、必要なデータやファイルはどのようなものか? など、可能な限り明確化させることで、不要な修正が発生しないようにしておくのです。

不明点が出てきたら即確認できる関係を作っておく

とはいえ、どれだけ事前に仕様を固めても、作っている間に不明点やこっちの方がいいかもしれないというアイデアが浮かんでくることはあります。そんな時に、すぐに確認が取れる関係性を決定権を持つ担当者と結んでおくことも重要です。

必要なデータの提出日や、修正指示の到着日は明確に伝える

データの準備や、修正指示をまとめたりするのは意外と骨の折れる作業のため、クライアント側がなかなか提出してこないということがよくあります。そして、納期ギリギリに物凄い大量の赤入れをされて返ってくる。。。なんてことになると、それだけでテンションだだ下がりです。必ず「◯月◯日の◯時までにご提出ください、それを遅れる場合は、納期も遅れることとなりますのでご注意ください」など、一言入れておくことで、リスクヘッジをしておきましょう。

大まかな構成を決めてから細部へ入る

例えば営業資料を作るという作業があるとしたら、1ページ1ページ作ってしまっていませんか? 1枚ずつ作っていくというのはかなり非効率な作業になってしまいます。効率的に営業資料を作るには、

各ページのタイトル出しをする > タイトルに応じて画像や文章を先に準備する > ヘッダー・フッターなど共通部分を作る > それをコピペしテンプレートのレイアウトを作る > さらにそれをコピペして全体の流れを構成 > 文章の流し込み・画像のはめ込み > 細部の調整

という大きな要素を整えて細部に入るというフローをとることで、驚くほど早く資料の作成が可能です。

タスクの全体像と今日やることを明確に

最終的にタスクが完了するまでに、どのようなステップを通るのか?タスクの全体像と、今日どこまでやるかというデイリーでの目標を明確にしておくことが大事です。
今日の作業に集中しながらも、全体の流れで遅れが出ていないか、あらかじめ準備しておいたほうがいいことがないかなど、2つの視点でタスクを見るように心がけましょう。

マルチタスクとシングルタスクをうまく切り分け待ち時間も有効活用

仕事をしていると、データのコピーに時間がかかったり、先方の確認待ちなど手持ち無沙汰になってしまう時があります。
そのような時は、シングルタスクからマルチタスクに脳をシフトすることで有効に時間を活用できます。あらかじめ、緊急性は低いがこなさなくてはいけない短い時間で終わるタスクを一覧にしておき、隙間時間にサクッと対応し、隙間時間を有効に活用しましょう。

日々インプットをしておく

クリエイターのアウトプットの早さは、引き出しの多さも重要になってきます。
1つの依頼に、複数のアイデアが浮かぶかどうか?その中でも最も効率が良く、目標を達成できるアイデアは何か? その観点でベストな選択肢を選、提案することができれば、その後の作業ボリュームを大幅に減らすことができます。普段から、便利なツールや、いろんなアイデアに目を向け興味を持ちインプットを続けましょう。

優秀なクリエイターに学ぶ、高速アウトプットタスク管理術のまとめ

この記事では、「クリエイターの洗練されたタスク管理術」に焦点を当て、アウトプットを高速化するためのタスク管理の手法を紹介しました。

1つひとつは地味でシンプルなことかもしれませんが、すべてが上手くかみ合うことで、正確で高速なアウトプットが可能となります。
この記事を読んだ方が「早くて、めっちゃいい仕事するよね!」と言われるようなきっかけになれば幸いです。

事例に学ぶ

愚者は経験に学び、賢者は歴史に学ぶと言います。ビジネスについても同じことが言えるでしょう。
他の企業の戦略や取り組みを分析し、そこから抽出した要素を組織に取り入れてみることで、あなたのビジネスを成功に導く鍵が見つかるかもしれません。

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