いますぐできる!仕事効率化の方法10選

  効率化という言葉を聞いたとき、あなたの周囲にはどんな反応をする人が多いでしょうか。

「そうだそうだ、現在は効率化の時代だ!」と前向きな発言をする従業員が多い会社もある一方で、「またこの言葉かよ……聞き飽きたよ……」とため息つく従業員を数多く抱える会社も少なくありません。

理由の一つに、「早く早く!」「とっととやって!」としか上司が言わない状況があるようです。

効率化とは「早くすること」だけが本当の意味なのでしょうか? 

この記事では、意識編・行動編・スキル編の3つに分けて効率化のポイントを挙げます。

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第一段階 いますぐできる効率化 〜意識編〜

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1. 手が止まったら、少し休む

仕事に追われている人は、手が止まることを恐れる傾向があります。

しかし、それは仕事の質をみれば非効率です。

手が止まったときは、むしろ「休め」の合図と思いましょう。

人の体内には15分・45分・90分というリズムが備わっています

この3つが人間が集中できる時間の目安となっているので自分に合った集中時間を見つけることが大切です。

オフィス内を数分歩いてもいいですし、休憩ルームで小話をしてもいいでしょう。

しっかり頭を切り換えて再スタートすれば、手を止めずに仕事を進めたときよりも、仕事

が早く進んでいくのです。

2. 朝~昼までが「ゴールデンタイム」

体内時計に合わせて、朝型で仕事をすると大変効率がいいです。

パレートの法則で80:20の20に値する仕事をした方がいいのですが、難しく考えず、まずは直感的に自分がやるべきと感じる仕事をやりましょう。企画書作成の日もあれば、ややこしい事務処理の日もあっていいのです。

朝の「ゴールデンタイム」だからこそ直感的に仕事をすれば、結果的に効率化につながっています。

3. 仕事における基準時間を設ける、短縮する

10年ほど前までは、大半の会社や人が仕事の基準時間を1~2時間に設定していました。アポも会議も、特に確認しなくても、なぜかおおよそ1~2時間に設定されているのが常であったように思います。

現在は30分、15分単位で業務進行を考える人が増えています。効率化を心がけて、テキパキと切り換えているのでしょう。

短ければ短いほどいいってわけでもありませんが、短縮への意識は仕事の進め方を見直す良いキッカケになります。自分の基準時間の短縮にトライしてみましょう。

その方法の一つとして、ポモドーロ・テクニックというものがあります。これについては、「キッチンタイマー1つで生産性向上。ポモドーロ・テクニック活用法」で詳しくご紹介します。

4. ネット検索・メール確認をするときは自制心が大切

ネット検索がいつの間にかネットサーフィンのようになっていることはありませんか?

その状況はかなり非効率です。

特に気をつけたいのは、傾向を知りたくてネット検索をしたときです。

例えば、「2017年の有効求人倍率」を調べるなら、ほぼストレートに厚生労働省のページに飛び数字を確認できます。答が一つしかないからです。しかし、「2017年の採用状況は……」なんて、少しソフトなものを調べ始めると、探究心が止まらず次々と検索欲求が生まれていきます。

また、結構落とし穴になるものがメール確認時です。

多くのメールソフトは、メッセージが届くと丁寧にモニター上にアイコンなんかを出して教えてくれます。メッセージを見ていないと、これまた丁寧に「見てないですよ」とメッセージを伝えてきます。

このアイコンに反応していくことで気がついたら随分と時間が経過していることも多いのです。

仕事は快適なリズムで進めた方が、よっぽど効率化に繋がるのです。

5. よく眠り、よく笑おう

効率的な仕事をするために必要なものは、健やかな判断力と体力です。

ポジティブな気持ちが健やかな判断力を生みます。そのためにも、よく眠り、よく笑い、常に体をポジティブにリフレッシュさせておく必要があります。

長い目で見れば、そんな人には良い仕事が自然と集まってきます。まさに本質的な効率化と言えます。

よく眠り、よく笑いましょう!

◇第二段階 いますぐできる効率化 〜行動編〜

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6. ボールペンとノートを駆使する

常にPCに向かっていると、頭が凝り固まっていく感覚がありませんか?

そんなときはボールペンとノートを持ちましょう。

小学生のように、今考えていることを図にしたり、言葉を書き留めていくだけでいいです。賢くまとめる必要はありません。整理整頓なんて、あとからでいいです。むしろ、しなくてもいいです。

とにかく指を動かして、頭を柔らかくしましょう。

きっとあなたの脳が開放されて、やるべきことが見えるはずです。>>「タスク管理は、やっぱり手帳がいい!」を読む

7. 「良い仕事ファイル」を作る

友人がカメラマンの助手をしていたとき、師匠に「一流に囲まれて生きろ。そうすれば作品が一流になる」と教えられていました。

レベルの高い世界を身近に置いておけば、脳がその気になるからです。

あなたの脳をその気にさせるためのスイッチ、それが「良い仕事ファイル」です。

仕事ができる先輩の企画書、斬新なデザイン、勇気が出るような先人の言葉…などなど、とにかく貴方にとってスイッチになりうる資料をファイルにまとめておきましょう。そして「ここが勝負!」という仕事を始める前に、ふと覗くようにしましょう。

ほんの数分でいいです。それだけでも頭がその気になり、テンションが上がり、レベルの高い仕事を手早く仕上げることができます。

8. 「シャットアウトタイム」を設ける

シャットアウトタイムとは、周囲が当人に話しかけてはいけない時間帯です。

会社には、他人に陰口を喋らないと仕事がはかどらない人や、何でもかんでも電話や内線で伝えようとする人、突然メンバーを召集する上司など様々な時間泥棒が存在します。

泥棒は時間だけでなく、相手のモチベーションまでも奪い取っていきます。そういった時には周囲や上司に理解を得て、1日に1~2時間の「シャットアウトタイム」を設けることを提案したいです。

外線にも内線にも出なくてよく、耳腺をしてもいいし、大きなヘッドフォンで音楽を聞いてもいいです。

とにかく「何時まで!」と周囲に宣言したら、外界を完全にシャットアウトして、仕事に集中してください。

上司の理解が必要ですが、今の時代、拒否する上司も少ないのではないでしょうか。

9. ToDoリストから自分の時間を大切にする

ToDoリストでも予定表でも、日々の指標となるものをあなたは書いているはずです。

その指標からあなたの大切なものを省いてはいけません。

プロジェクトのブレストかもしれません。恋人とのランチかもしれません。家族との会話の時間かもしれません。

大切なものがあるから、人は頑張ります。そして頑張るからこそ、大切なものがより大切に思えます。働きづめになると、大切なことに時間を割くと後ろめたさを感じてしまうものですが、そもそも貴方は大切なことの為に効率よく頑張っているのです。

失ってから「効率化の意味を間違えていた」と気づいても遅いです。

◇第三段階 いますぐできる効率化 〜スキル編〜

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10. 「ショートカット」を習得する

あなたがPCを扱う仕事なら、これは最初の一歩としては大変わかりやすいでしょう。

初級レベルはこんなところでしょうか?

・コピー 「Ctrl」+「C」

・切り抜き 「Ctrl」+「X」

・貼り付け 「Ctrl」+「V」

・印刷 「Ctrl」+「P」

・全てを選択 「Ctrl」+「A」

・操作を一つ戻す 「Ctrl」+「Z」

・保存 「Ctrl」+「S」

※Macの場合は、「Ctrl」ではなく「command」になります。

WEBやデザイン系の人は当たり前を通り越して、もはや空気を吸うかの如く扱っている技術です。ショートカットが無意識にできるようになると、ブラインドタッチと同じリズムで指が動くので、思考や想像が遮断されず大変効率がいいのです。盗めるものは盗んでしまいましょう。

ショートカットは調べればどれだけでもあります。ぜひ、調べてみてください。

まとめ

いかがでしたか?

効率化とは、会社の仕事を進めるためのプロセスから無駄なものを省き、よりスムーズに業務ができるような状態にすることで、生産性を高めていく作業のことです。 ただただ時間を短縮するだけではなく、自分にとって大切な仕事や価値を見つけ出し、そこに費やす時間を創るための作業だと考えると、いままで以上に前向きに効率化にトライできるのではないでしょうか?

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