GoogleがGmailをアップデートしてメールでのタスク管理を楽にした!

4月25日、Googleはメールサービスである「Gmail」の大幅アップデートを行ないました。デザインがきれいになったり、新機能が加わったため、タスク管理をもっと楽に行なえるようになりました。今回は、大幅アップデート行なった「Gmail」について、筆者が自分で使った雑感などを交えながら、詳しく見ていこうと思います。

▼目次

  1. 新機能への移行の仕方
  2. 新機能の詳細
  3. タスク管理がしやすくなった!
  4. まとめ

新機能への移行の仕方

先にGmail新機能への移行の仕方について確認をします。
移行の仕方はとてもシンプルで、Gmailを開いた後に、画面の右上にある歯車アイコンから、「新しいGamilをお試しください」をクリックします。

クリック後には下記の写真が出て、レイアウトを選ぶ画面が出るので、お好みで選択ください。

昔のGamilの方が使いやすいという方は、こちらも先ほどと同様に画面の右上にある歯車アイコンから、「以前のGmailに戻す」を選択すれば、使うことが出来ます。

新機能の詳細

・デザインがきれいになり、見やすくなった


上が旧バージョン、下が新バージョンです。写真や記号などが加わり、すっきりとしたデザインになったのが見て取れると思います。

・メールを簡単に操作することができる
いままではメールをチェックしたり、一度開かないと、消去やアーカイブなどの機能が使えませんでしたが、新バージョンでは、メールの上にカーソルを合わせると、消去やアーカイブの機能4種類が出てくるようになり、簡単に操作することができるようになりました。

・スヌーズ機能が追加された
新しく追加されたスヌーズ機能は、メールの表示を遅らせ、必要になるまで一時的に受信トレイから消去できる機能で、スヌーズ後は受信トレイの最上部に表示されるようになっています。いますぐに返信できないから後で表示したいという時に使うと便利な機能になっています。

・いろいろな機能がサイドバーに表示されるようになった

新バージョンでは上記の写真のように、Googleカレンダー、keep、ToDoリストが常に表示されているので、旧バージョンの様に一度開くという手間がなくなります。また他のアドオンも追加できます。アドオンに関しては後ほど、タスク管理と絡めながら紹介したいと思います。

・AIによる提案
「Nudging」と呼ばれる機能があり、AIがメールを分析して、返信が必要そうなメールに対して、「返信をしますか?」などの表示を行なってくれるそうです。忘れっぽい人にとってはありがたい機能ですね。

タスク管理がしやすくなった!

それでは今回のアップデートでどうタスク管理がしやすくなったのか。
おそらくGmailでタスク管理をしている人は、メールを主体に使っている方が多いと思います。いつも通りであれば、グーグルカレンダーを違うタブで開いて、メールを見返してと手間がかかっていたものが、隣のメールの本文を見ながら予定を追加できるようになり、かなりの時間短縮につながりました。加えて、ToDoリストについては、メールをそのままタスクにする機能があります。なのでタスクにしたいメールをドラック&ドロップすることで簡単にタスク化することが出来ます。

それだけではなく、今回アドオンが追加できるようになったので、上記の写真のようにTrelloやAsana、Smartsheetといった王道なタスク管理ツールと連携が出来るので、グーグルカレンダーやToDoリストが使いづらいと思っている方も自分の好きなツールを使って管理することができるようになりました。以上の点からメールでのタスク管理が容易になったと感じました。

また、アドオン機能についての詳細ですが、他のツールと連携させたい場合は、グーグルカレンダーなどのサイドバーの一番下に+の記号があるので、そちらを栗くして、あとは自分が入れたいツールをダウンロードすれば使えるようになります。

Google ToDoリストの詳細はこちら!

今回は話題沸騰中な「Google ToDoリスト」の使い方やメリット・デメリットなどを挙げながら詳しく見ていこうと思います。

この記事を読む

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回のアップデートは、Gmailを主体に使っている人にとっては大変うれしい機能になったのではないでしょうか。また「メールでタスク管理はやっぱりしづらいな」と思う方は、同サイトでタスク管理アプリの比較についての記事も詳しく書いているので、そちらを参考にしてみてください。

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あなたが、まだエクセルでタスク管理をする理由はなんですか?

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