【就活のミカタ】人事担当者はエントリーシートのどこを見て、何を考えるのか

学歴に始まり、自己PR、志望動機、趣味・特技など、会社によってさまざまな項目があるエントリーシート。人事担当者は応募者のエントリーシートをどのようなな気持ちで読み、どのような項目に注目しているのでしょうか。

人事チームリーダーと社長秘書を兼任し、1次面接の実施と社長面接の調整をおこなう私が、エントリーシートをどのように見ているのかを説明します。

エントリーシートは人事にとって楽しい読みもの

みなさんが1枚1枚一生懸命作るエントリーシート。人事はどう思っているのでしょうか。私は、エントリーシートは人事にとって読んでいて楽しいものだと考えています。

なぜなら多くの場合、そこには就活生1人ひとりがどのような接点で自社のことを知り、志望するに至ったのかが書かれているからです。さらにこれまでなにを学び、どんなことに熱中してきたのかを丁寧に説明してくれるエントリーシートもあります。

それぞれに異なるストーリーを読んで、つまらないと感じる人は人事をやっていないはずです。そんな人はそもそも、人の人生に関わる人事という役割に向いていないでしょう。一方で、中には読んでも内容が掴めないエントリーシートもあります。

どんなに人事が1人ひとりの志望者に興味を持って、エントリーシートを楽しく読もうとしても、内容がわからなければどうにもできません。そのため、読んでも内容がわからないエントリーシートは参考にならない資料(書類選考落ち)となってしまいます。

このように見られるものなので、エントリーシートは初めて読む人が1度読んで内容が伝わるものになっている必要があるのです。そのときには、文字のキレイさ・文章の読みやすさも問われるでしょう。

キレイな字を書くのが苦手であれば、無理をせずパソコンで読みやすいエントリーシートを作るべきです。キレイな字で書くことも、キレイな字の代わりにパソコンを使うのも、結局は読み手への配慮の問題です。

「手書きで」という指定がない限り、そのことで選考結果が変わることはありません。まずは人事があなたのエントリーシートを楽しく読めるように、読み手にとってストレスのないかたちに整えることが重要なのです。

たとえば学歴を見て、どのタイミングで努力したのかを決めつける

さて、次に人事がエントリーシートの各項目をどのように見ていくのかを説明したいと思います。まずみなさんに知っておいていただきたいのは、エントリーシートを読む人事がおこなうのは、歩み寄りというより決めつけに近いということです。

たとえば学歴なら「それほど偏差値の高くない高校から、有名大学に進学している。このタイミングで勉強したんだな。目標を見つければ努力できる人なのかな」というイメージです。反論しないエントリーシートを見て、書いた人に無許可で勝手なイメージを膨らませていくのです。

アルバイト経験からはコミュニケーション能力がありそうかどうか、部活の経験からは周囲にどんな友人が多そうかが想像できます。強みからは過去に取り組んできたことに対する自信の有無を、弱みからは謙虚さが感じられるかどうかを無意識のうちに想像してしまうのです。

いい方を変えればエントリーシートにおいて、1番大事と言い切れる項目はないのかもしれません。人事は「この項目からこんなことを読み解いてやる」という気持ちでエントリーシートを読むのではなく、全体を見て、たまたま目に留まった項目から想像を膨らませるからです。

その項目がどれなのかは、エントリーシートを読むまでわかりませんし、人事の役割を担う人が社内に複数いる場合には着眼点が違ったものになるでしょう。なので、書き手はエントリーシートを項目に優劣はないと考えるべきです。

また、みなさんは「エントリーシートにウソを書いてはいけない。事実を具体的に書くべき」と目にしたことがあるのではないでしょうか。書くときの意識として、そのアドバイスは的確です。大げさに書いてしまうと、面接で話が膨らんだときにボロが出てしまいがちだからです。

しかし一方で、エントリーシートは書かれた事実をそのまま伝えてくれるものではないということも忘れてはいけません。あなたの手を離れた時点で、エントリーシートは人事が勝手なイメージを膨らませるための材料になってしまうということを覚えておいてください。

各項目から読み取れるポイントはひとつずつが限度

では、できるだけ読み手に誤解なく自分の情報を伝えるためにはどうしたらよいのでしょうか。答えはシンプルです。大切なことを短い文章にして伝えてください。

企画や商品のプレゼンをおこなう際、「1シート1メッセージ」という考え方があるのをご存知でしょうか。これはパワーポイントのスライド1枚には、メッセージをひとつだけ盛り込むべきであるというものです。

さらに「1メッセージ1センテンス」と続きます。そのままひとつのメッセージを1文にして伝えましょうということです。このような考え方があるのは、メッセージが2つ・3つに分散すると聞き手はそのいずれも頭に残せないといわれているからです。

そしてこの考え方はエントリーシートにも応用できます。エントリーシートはいわば、書いた人のことをオススメする「人の提案書」。全体をひとつのパワーポイントに置き換えるなら、項目1つひとつが1シートだと考えられます。

エントリーシートを書き始めるときには、それぞれの項目でなにをアピールするかを考え、重複しないように割り振りましょう。

「志望動機では会社の商品・サービスがどんなに好きかを伝える」「自己PRでは向上心の強さを印象付ける」「強みでは我慢強い人間だと感じてほしい」というようなイメージです。また、各項目でアピールすることが決まったら、そのことを書き出しの1文で伝えてください。

前のブロックで「人事にとってエントリーシートは楽しい読みもの」だと話しました。しかし、人事が数百・数千という膨大な数のエントリーシートを読むこともまた事実で、端から端まですべての内容を読むことは不可能です。

面接を実施する前はともかく、書類選考の段階では、せいぜい各項目冒頭3行ほどに目を通すのが限界でしょう。だからこそ1番伝えたいメッセージは最初の1文に書かれているべきなのです。

冒頭でいいたいことがわかる文章は、忙しい人事にとってとても親切なもの。もし全項目の1行目で要点がつかめるエントリーシートがあれば、それだけで書類選考の評価は非常に高くなるでしょう。

なにより自分にとって扱いやすいエントリーシートに

さて、エントリーシートのすべての項目を書き終えたら、「ここではどんな質問がくるかな」「こんな質問をしてほしい」という想像を膨らませてみましょう。この記事の最後にお伝えしたいのは、エントリーシートの添削方法についてです。

いろいろなことを考えて、何枚もエントリーシートを書いていると、そもそもうまく書けているのかどうか不安になってきますよね。また、エントリーシートを書き終わると、できるだけ早く郵送もしくはWebエントリーを済ましてしまいたい気持ちに駆られます。

このとき、不安や焦りをおさえて、一度エントリーシートを見直す時間を設けてください。これによりエントリーシートがよりよいものになるだけでなく、面接の準備を整えることができます。

具体的にどうやって見直すのかというと、エントリーシートの各項目を読んで面接を想像してみましょう。「自分が人事だったらこの部分を詳しく聞いてみたいと思う」「この項目で質問をされたらこんな内容を返そう」といった具合です。

その際、「この部分につっこまれたら嫌だな」「この項目を質問されたらうまく答えられなさそうだな」というものがあるのであれば、内容を書き換えるべきだといえます。もし学歴など、事実として変えられない部分なら、自分が納得できる説明ができるように準備を整えておきましょう。

エントリーシートは1次面接でも最終面接でも面接官とあなたの間にあるものです。面接前に読み返して、「なんでこんなことを書いたんだろう」と思わないようにしなくてはなりません。自分の手元を離れるときに、なにより自分にとって扱いやすい内容に整えることが大切です。

まとめ

それでは最後に今回の内容のおさらいです。

  • エントリーシートは人事にとって楽しい読みもの

多くの人事はくエントリーシートを読むことに、楽しさを感じています。そしてエントリーシートが楽しく読まれるには、読み手にとってストレスのないかたちに整っていることも大切です。字のキレイさ・文章の読みやすさにも配慮しましょう。

  • たとえば学歴を見て、どのタイミングで努力(勉強)をしたのかを決めつける

人事はエントリーシートを読んで、書いた人のことを勝手に想像します。エントリーシートは書かれた事実をそのまま伝えてくれるものではなく、勝手なイメージを膨らませるための材料になるということを覚えておいてください。

  • 各項目から読み取れるポイントはひとつずつが限度

できるだけ人事に誤解なく自分の情報を伝えるために、大切なことを短い文章にしてださい。また、限られた時間でエントリーシートを読む人事のため、1番伝えたいメッセージは最初の1文に盛り込むべきです。

  • なにより自分にとって扱いやすいエントリーシートに

エントリーシートを書き終えたら、提出する前に見直しましょう。そのあとの面接で繰り返し使用するものだからこそ、自分にとって扱いやすい内容に整えておくことが重要です。

エントリーシートを書くのはラクではありません。それでも、就活生にも面接官にも不可欠なものです。あなたと人事の最初のコミュニケーションの場がエントリーシートであることを忘れないでください。丁寧に書かれたエントリーシートを人事が軽んじることはありませんので、落ち着いて1枚1枚よいものに仕上げていきましょう。

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