あなたの会社は日報をメールで送っていますか? 実際にその方法はどれくらい「使える」のかを考えてみる

Gmailの国内普及率は8割を越えたという話を耳にしたのは既に2年前のこと。Google Apps(G Suite)のアカウント数も100万をゆうに超える勢いで拡大を続けています。「クラウドオフィスソフト」と呼ばれる、こうしたソフトウェアが初めて登場したのは2006年頃のことです。 

Google Apps(G Suite)のサービスを使えば、ワープロ、表計算、プレゼンテーション等の機能が無料で、マイクロソフトのワード、エクセル、パワーポイントで作成したファイルを読み込んだり、編集することができる、と大きな衝撃を持って迎えられたニュースでした。
結論、「さらに使い勝手がよくなれば、高価なオフィスソフトをわざわざ購入する人は少なくなる」と言われました。 ※ G Suite は、1アカウント月額600円の法人向け有料サービスです

その当時を記憶するみなさんは「Web2.0」という言葉とともにそれらソフトウェアの勢いを覚えているのではないでしょうか?
「Web2.0」というキーワードがその年の流行語ともなりました。現在では、そのブームは去ったかのように思われていますが、実際の技術は現在も著しい進化を続けています。

さて、今回は、そのクラウドソフトウェアの現状を探りながら、具体的に「日報」システムのありようを深掘りしていきたいと思います。

遡れば、SaasやASPが存在しているビジネス

ソフトウエアをオンラインレンタルする業者のことは、以前からも「SaaS(Software as a Service)」または「ASP(Application Service Provider)」とも呼ばれていて、目新しいものではありません。これを利用する企業側の意識としては、ソフトウエアにかけるコストは会社の規模が成長(または縮小)するペースに合わせた月々の変動費(利用人数×利用料)として賄っていきたいという希望が強いことから需要が拡大していきました。

1ユーザーあたりのソフトウエア利用料が月額5000円なら社員20名で年間にかかるコストは 120万円です。一見すると、高いようにも感じられますがサーバーの購入、新機能の追加によるソフトのバージョンアップ料や、システム管理のための人件費などはかかりませんし、社員の数が増えても契約コースの変更だけで済みます。経営的な視点から見ると、IT投資コストを一定水準に保ちながら、事業を拡大していくことができるということです。ハードとソフトウエアは進化が留まることなく、それをすべて自前の設備として導入していったのでは過大投資になってしまいます。いわゆるソフトウェアのレンタル方式が注目されているのは、そこが一番大きな要素です。

日報システムサービスを分類してみると


Aタイプ:グループウェアの一機能として「日報」管理が備わっているタイプ
おそらくは、このAタイプが主流でしょう。日報は、外出先でスマホやPCから活動報告をするだけで、マネージャーに通知が自動投稿されるなどして、リアルタイムで部下の活動内容を把握することができます。そのため、部下は帰社して改めて活動報告をする必要がありません。残業の削減にもつながります。

Bタイプ:既存システム等と連携できるように新規開発するタイプ
例えば、kintoneでは、APIを使用し、既存の基幹システムとkintoneを連携させることができます。
既存のシステムで自社にしっくり当てはまる営業日報管理システムはなかなかないものです。kintoneは必要な情報だけを入力させる営業日報システムが作れるので営業日報を見る側も書く側も負担なく運用できます。報告内容ごとに顧客情報と紐付けることで、営業ツールとして活用できる視点も非常に重要です。

Cタイプ:単体アプリとして「日報」システムを活用する
社員の作業負担の軽減のみを考えると、グループウェアとの連携等を後回しにして単体アプリとしての「日報」システムも検討されることが多いようです。例えば、GPSと連携して、作業記録が自動化されたりタイムトラッキングと連携して作業内容が自動化されていたり、日報も工夫次第で変わっていきます。それぞれの企業の試算ともなる大事な文書の集まりでもありますから、当然でもあるかもしれません。

「日報」の仕組みは? 具体的に、紐解いてみる

日報が営業ツールとして、重視されているため
まず多くの企業で活用されているのは、さまざまな事業分野にかかわらず「営業日報」の活用には、それぞれの会社ごとの工夫がされているはずです。受注確度であったり、キーマン情報であったり、営業戦略上重要な事柄は、この日報を通して社内周知されるものです。
その新鮮かつ重要な情報をどう共有するか、は経営戦略上も重要であるはずです。

日報が社内コミュニケーションの起点となっているため
情報共有という点ばかりでなく、社内コミュニケーションの起点となっているという活用も決して少なくなさそうです。直行直帰をすることが多い営業部署であれば、上司とのコミュニケーションは日報を通してのみ、日報を通してコメントが得られたりしている様が容易に想像できます。

日報が社内顧客データベースとしても機能するため
日報から顧客データベースを紐付ける仕組みは、SFA(営業支援システム)あるいはCRM(顧客管理)ツールなどでも「あって当然」という機能と考えられるようになっています。

「営業日報」「売上日報」「店舗管理日報」「勤務日報」「開発進捗日報」・・・・・・
そもそも「日報」とは呼ぶものの、部署や業務の内容で網羅すべき事柄は異なりますし、あくまで報告であることを考えれば、「日報を書くのに残業した」という働き方は推奨されるものではありません。日報が業務負担になっている、という話もまだまだ少なくないかもしれません。

日報をメール管理する方法を採用しているのは正解!?

ところで、日報、週報は専用のツールを使っていない場合、メールでやりとりをする場合が多いということも現実です。
最後に、この日報をメール送信するという運用について、考えてこの記事を終わります。

あるプロジェクトが立ち上がりました。その報告=情報伝達は、いまでは多くの場合チャットに移行しているはずです。
しかし、チャットで日報・週報を共有しようとすると、一つ問題があることもいまでは表面化してきました。
チャットで報告することを優先すると、
チャンネル数が多くなりすぎて、結局勘違しづらくなってしまう。

では、結局メールでやるしかないか、と堂々巡りが始まっている印象です。

以下、日報をメールで管理する「デメリット」をまとめてみました。

メールで管理するデメリット

・提出状況がわかりにくい
他のメールと日報が混在して、誰が提出して、誰が提出していないのか一目では判断できない

・外出先で日報を書けない
特に営業パーソンに多いのでは。会社に戻らないと日報が提出できないという(そもそもPCがないとか、アクセスできないとか)問題。日報を欠かなければいけない写真にとっても、それを待つ上司にとっても、時間の無駄ですね。

・ 個別連絡になりがちで、社内コミュニケーションが生まれにくい
風通しがよく、居心地のいい社内の雰囲気を生み出すものは、さまざまありますが、「仕組み」としてこの日報をうまく活用する方法も考えられるのではないでしょうか?

そもそも日報の機能と役割を考えなおしてみると

外出先や移動中に書けること、読めること
外出先からスマートフォンで日報を書いて提出するということを進めることで、日報のためだけに帰社する必要がなくなり、残業の削減にも繋がります。

提出状況が随時チェックできること
未提出のメンバーが一目でチェックできるようにすることで、一定の時刻に「今日の日報を」と通知するなどのこともできます。

行動を振り返り、修正できること
日報のフォーマットは統一していなければなりません。報告内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れたりしては、そもそもの役割を果たせない文書となります。

日報にコメントを返すこと
報告に上がった中から、いいところを褒めてあげると、メンバーのモチベーションは必然的に上がります。

情報の横展開ができること
日報は共有することに意味があります。情報共有が活性化されれば、社員の行動様式にも変化が生まれ、考えながら仕事をする癖がつくことも想像できます

成果を見える化する文化を生む
日報をきっかけにして、個人の達成度や業務の進捗などを「見える」化して共有できるようになります

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