まずは「いつやるのか」を決めよう 多忙なビジネスパーソンのためのタスク管理術

次々と手元に舞い込んでくるタスクによって仕事のリズムが崩されたり、混乱してしまうことは少なくありません。タスク管理はどのように進められるのが理想形なのか、ここではそれを探っていきましょう。

上手なタスク管理を徹底的に学ぼう

「タスク管理」の方法はさまざまに語られます。
その方法を大きく3つに分類して整理してみましょう。まずは、それぞれの方法を図にまとめました。

これから一つひとつの方法について説明していきます。

ToDoリスト方式

1つ目は、もっとも有名な方式である「ToDoリスト方式」です。おそらく、タスク管理と聞いて多くの人がまず思い浮かべるのは、この方法でしょう。市販されている書籍でも「ToDoリスト方式」を推奨しているものも多いです。「ToDoリスト方式」の特徴は、タスクをシンプルなリストで管理することです。リストは必ずしも「紙」や「テキストファイル」である必要はありません。

WEBブラウザのアプリケーションでもToDoリストを作成できるものはいくつもあります。例えば、todoistWunderlistなどは有名です。最近では、スマートフォンを使ったToDoリストアプリケーションも数多く見つけることができます。これほどさまざまなツールがあるということが、「ToDoリスト方式」の実用性を裏付けています。

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それでは、「ToDoリスト方式」のメリットとは何でしょうか? まず、自分がやるべきタスクをリストに追加していくだけなので、小難しい理論もなく誰でもすぐに始めることができるということが挙げられます。
さらに、後からタスクを変更したり、削除したりすることが簡単なのもいい点です。まさに”Simple is best”なタスク管理の方法だといえるでしょう。また、それぞれのToDoに対して、期限を設けることで、スケジュール管理をすることも可能です。いつまでに何をやらなければいけないか、それがパッと見ただけで、すぐに把握することができます。

では、「ToDoリスト方式」のデメリットとは、何だかわかりますか? まず、最初のデメリットは、先のタスクが見えてしまうことです。これがなぜデメリットなのでしょうか? それは、「今日やらなくてもいいタスク」のことが気になってしまい、「あれもこれも」と気ばかり焦ってしまうことがあるからです。これは、全体感を見ることができるというメリットの裏返しでもあります。
次のデメリットは、タスクの実行を先延ばしにしてしまいやすいことです。それぞれのタスクの期限はわかっていても、「どれ」を「いつ」やるかということが曖昧なため、ついついタスクを先延ばしにしてしまいがちなのです。そして、期限ギリギリになって、あたふたすることが多いです。これらのデメリットを回避するためには、「どの」タスクを、「いつ」やるか、という計画を立てる必要がありますが、実際のところ、そこまで管理することは難しいです。つまり、「ToDoリスト方式」は、気軽に始めることができる一方、きちんと運用していくのが難しい方法と言えるのです。

1日リスト方式

2つ目は、「1日リスト方式」です。この方法は、当日の朝に、1日のタスクを書き出していくというものです。そして、リストを作成した後、タスクの優先順位を考えます。そして、リストを見ながら、順次、タスクを実行していきます。

メリットとしては、もともとの頭の使い方と似ているため、違和感なく行なうことができるということです。タスクを管理していない場合のことを考えてみてください。出勤してまず始めにやることは何ですか? 「今日は何からやろうかな……」と考えますよね。そして、思いついたことの中から、どのタスクをやるか決めるという流れだと思います。これを、最初に書き出して、順番を考えるというのが「1日リスト方式」です。

それでは、「1日リスト方式」のデメリットについて考えてみましょう。それは、毎日計画を立てるのが大変ということです。これが原因で続かない人がとても多いのです。また、明日以降のタスクについて整理できないため、先が見えないということもデメリットです。これによって、期限が迫っていることに気づいた時は、すでに遅し……ということになりがちです。

時間割方式

2つ目は、「時間割方式」です。この手法の特徴は、タスクの「実行時間」をあらかじめ定めることです。会議や客先訪問など、すでに決まっているアポイント以外の空いている時間に、実行するタスクを割り振り、最終的にはタスクとアポイントメントの両方に時間が割り当てられた「時間割」が完成します。

この方式のメリットは、計画を立てた段階で、タスクを実行する時間が確保できることです。スケジュールを組む時に、「これだけの時間があれば、このタスクはできるだろう」という作業見込みを考えることになるので、「実行不可能」な計画を立てて、後で総崩れ……ということはグッと少なくなります。また、タスクの実行を先延ばしすることも減ります。

一方、デメリットとしては、一度決めた計画を変更するのがとても面倒なことです。タスクの時間を固定化するということは、自由度を無くすことを意味するので、急な予定変更に対応することが難しいのです。さらに、一つひとつのタスクに関して、時間割を決めていく作業は、運用していくのが面倒という問題もあります。しかし、続けることができれば、とても有効なタスク管理手法であることは間違いありません。

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ひとつのタスクを処理したら、新しいタスクが発生するのが仕事だ

「タスク管理」の方法的な検証はともかく、そもそも仕事とはタスクの積み重ねとも言えます。ひとつのタスクが終わったら、新しいタスクを開始します。場合によっては、マルチタスクで動いているという人たちも多いのではないでしょうか。

マルチタスクとは、複数の仕事を同時進行で処理することです。具体的には、現在進めるべき仕事の特性や進捗状況をみながら、タスクを分解し、自分という唯一のリソースが効率的に稼働するように、適切なタイミングで、適切なタスクを当てはめる手法です。

マルチタスクには一長一短ありますが、うまく活用することができれば、仕事効率の大幅アップが期待できるでしょう。
そんなマルチタスクのメリットは以下の通りです。

  • 効率的に仕事を処理することができる
  • 待ち時間を有効活用することができる
  • タスクの進捗状況にムラが発生しにくい

一方で、マルチタスクのデメリットは以下のものが挙げられます。

  • タスクの分解と切り替えがうまくいかないと中途半端になる
  • タスクが中途半端になると精神と業務の両方に悪影響がある
  • 一つのタスクに集中することで得られる経験値が得難い

マルチタスクが向いているかどうかは、個人差があります。
興味のある方は、ぜひ一度、マルチタスクに取り組んでみて、自分に合うかどうか確かめてみることをおすすめします。

タスク処理の理想的なステップを見つける

「いつやるか、いまでしょ!」の流行り言葉ではないですが、「タスク処理」という言葉には、いつやるか、という問題が一番大切ではないでしょうか。
いつやるか、という観点からタスクを整理してみましょう。

タスク処理をする時、「いつまでに」という期限について考えることはよくあると思います。確かに期限を決めることは重要なのですが、「いつやるか」という実行日を決めることもとても重要になります。なぜなら、「いつやるか」を考えないと、タスクを実際に処理する時間を確保することはできず、ズルズルとタスクが先延ばしになってしまいがちだからです。「いつやるか」を決めることで、先のスケジュールの見通しもつきますし、安心感があります。注意すべき点としては、細かすぎる予定を決めてしまうと、窮屈さを感じてしまうので、日にち単位でタスクを管理することが好ましいです。

次に、どのようにやるか、を整理してみます。あらゆる物事において重要なことは、ゴール(目標)を決めることです。ゴールが決まって初めて、今行うべき事が明らかになります。もちろん、これはタスク管理にもあてはまります。まず、仕事のゴールを明らかにしてから逆算して、タスクの優先順位を振り分けます。あとは、「いつやるか」を考えた時に説明したように、優先順位づけがされたタスクを実際のスケジュールに割り振るだけです。

タスク完了のイメージをすること

そのタスクを完了するとどうなるか、イメージできるでしょうか。さきほど、仕事のゴールを決めることが重要だと述べました。どんなタスクでもそれを完了させるには、どのようなツールを使い、アウトプットとして必要な要素は何であり、どの形式でアウトプットを出すのか、ということに関して、完了のイメージを持つことが必要となってきます。

タスク完了のイメージがないまま、仕事に着手しても、最短の道を通るような効率的なタスクの進め方をすることは難しいでしょう。タスク完了のイメージを明確に持つことが、タスクを早く終わらせるための秘訣なのです。

「タスクはどう増えるのか」に関するまとめ

ここまで、タスク管理の理想形について知るために、さまざまな視点からタスク管理を考察してきました。シンプルなToDoリストから始まり、マルチタスクのメリット・デメリット、タスク完了のイメージから「いつやるか」「どのようにやるか」を決めることの重要性について説明しました。
いまいちど、ご自身のタスク管理手法を見直してみてはいかがでしょうか。

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