企業能力をアップさせるBPM(ビジネス・プロセス・マネジメント)で目標達成すべし!

仕事は結果がすべてでしょうか。
「義務を果たさずに権利を主張するな」 これは社員が企業からよく言われることですが、企業にも社員を育てていく義務があります。結果を出せない人をお荷物と決めつける前に、成果を妨げている原因を探り当てるためにプロジェクト管理をしっかりと行ない、各々の能力を最大限に引き出す努力が必要です。
「できない社員をできる社員に変えるシステム」を作ることが、企業能力アップにつながるかもしれません。

プロセスマネジメント(プロセス管理)はなぜ必要か

営業職なら「プロセス管理」という言葉を聞いたことがあると思います。筆者が以前働いていた職場では、営業社員が「結果だけでなくプロセスも評価してほしい」とよく口にしていました。つまり「結果が出せなくても、がんばったんだから認めてよ」ということです。しかし、多くの場合、結果につながらなくては評価を得ることができません。すべての企業は、営利目的です。利益を上げないのにプロセスだけを評価してもらうのは、正直難しいでしょう。

そこで、プロセス管理の登場です。なぜプロセス管理が必要なのかというと、これを使うことで思ったように成果が出ない原因を突き止めることができるからです。
たとえば数学の問題なら、式をたどることでどこで間違ったのかがわかりますよね。ただの計算ミスかもしれないし、問題文の解釈が間違っているかもしれません。数学の式のように、結果に至るまでの段階が見えていれば、問題点を発見し改善策を見出すことができます。成果につなげるために、その経過をたどり、分析するのがプロセス管理なのです。

つまりプロセス管理とは、成果へのステップごとに問題を整理・分析し改善する、その繰り返しによって成果につながる可能性を高くするという目的で行なわれる経営管理の手法なのです。

近年のBPM(ビジネス・プロセス・マネジメント)のHow-to

BPMはビジネス・プロセス・マネジメントの略称です。BPMはこれまで一般的に以下の「PDCAサイクル」で行なわれてきました。

ビジネスプロセスの計画(Plan)

流れに沿って実行(Do)

実績を監視し分析(Check)

改善策を立てる(Action)

これをくり返すことによって、あらゆるパターンに迅速に対応する力を身につけることができ、業務効率化、経営強化が図れると言われてきました。 しかし、実際にはPDCAサイクルの実行が失敗に終わってしまう企業も多いです。なぜなら、計画から始めるとどうしても難易度がいきなり高くなってしまい、無理が生じてしまうからです。そして「継続する」というBPMのもっとも大切な部分が難しくなってきます。

しかし、発足したばかりの企業でない限り、これまでの実績があるはずです。計画から始める前に、まずは現状を把握し、それを分析することから始めるほうが効率的だというのが、近年注目されている「CAPDoサイクル」です。

実績を監視し分析(Check)

改善策を立てる(Action)

ビジネスプロセスの計画(Plan)

流れに沿って実行(Do)

この「CAPDoサイクル」のほうが、PDCAサイクルより無理なく実践しやすいと言われています。現状把握から開始することによって課題が現実的なものとなり、立案した改善策をスムーズに現実離れしすぎない計画へと運べるため、始めやすく回りやすく継続しやすいのです。

プロセス管理ツールで目標達成管理だ!

BPMとは、現状を把握し、その改善策を取り入れて計画を立てる、そのサイクルを継続することによって成果に近づくという目標達成管理です。 しかし、具体的にどのようプロセスを管理していけばいいのか分からないという意見もあるでしょう。 そこでプロジェクト管理などのツールをプロセス管理にも利用するという企業が増えています。 現状を把握するためには、正確なデータが必要不可欠です。工数や成果をツールで見やすく表示できれば簡単に実績が把握できます。社内で共有もできるため、報告連絡なども省略でき、時間の無駄も省けます。これほど効率的なものを利用しない手はありません。 プロセス管理のために使いやすいツールをいくつかご紹介します。

おすすめプロセス管理ツール3選

Kintone

Kintoneは、簡単にアプリを作成できるクラウド型のデータ・プロセス・コミュニケーション管理ツールです。

モバイルが主要な現代にふさわしい軽快なツールで、既存のスプレッドシートやエクセルファイルからデータをインポートしてアプリ化することも可能、すぐにでも始められるのが大きなポイントです。作業フローに沿ったプロセスを定義しておくことによって、各担当者が見逃すことなく管理できるのがすばらしいです。

1ユーザーあたりの使用料はアプリが200個、スペース・ゲストスペースが各100個まで使用できるライトプランが月額780円。アプリ1,000個、スペース・ゲストスペースが各500個まで使用できるスタンダードプランが月額1,500円となっています。

サイボウズ株式会社(https://kintone.cybozu.com/jp/

Questetra

Questetraは、社内の業務進捗を見える化するクラウド型業務改善ツールです。

まさにプロセス管理に特化しているツールであり、確かな効果が得られそうです。過去の実績が自動的に集計・グラフ化されるため、業務の進捗をいつでも簡単にモニタリング・分析できるので、かなり使いやすいのではないでしょうか。

無料版ではファイル保存量1GB、ユーザー数10名での使用が可能です。 有料版には1ユーザーあたり5GBのストレージがあります。年間プランなら1ユーザー月額980円、登録ユーザー数を日毎に増減できる日割りプランなら1ユーザー月額1,200円で利用できます。

株式会社クエステトラ(https://www.questetra.com/ja/

TimeTracker

工数管理に最適の業務改善ツールです。

エクセルファイルからの移行もでき、できることからすぐ始められることや、ドラッグ&ドロップで簡単に入力できるという使いやすさもおすすめポイント。

すべてが数字ではっきりと把握でき分析されるので、社員のモチベーションアップにも役立つツールです。 他のツールのような月額制でなく、パック料金となっています。スタンダードエディションで5ライセンス18万円から。保守契約期間中は無償でバージョンアップが可能です。

株式会社デンソークリエイト(http://www.timetracker.jp/

「【プロセス管理のHow-to】企業能力をアップさせるBPMで目標達成!」についてのまとめ

企業能力向上のためには働く人の能力向上が必要です。 だからといって、結果だけを追い求めやみくもに社員の尻を叩くのは建設的ではありません。成果につながる前の段階で軌道を外しそうになったら、それを修正していくのもまた企業の役目なのです。目標達成のためには、ステップごとにそれでいいのかを確認し、それまでの努力を無駄にしないようにしていく方が生産性は向上するでしょう。

日本は労働時間が長いわりに、労働生産性が低い国だと言われています。働く人の意欲を削がないためにも、利用できるツールはできるだけ利用して、それぞれの負担を減らすことも業務効率アップに有効です。 プロセス管理を徹底し、社員・従業員の能力を引き出すことこそが、企業の生産性向上につながるといっても過言ではないでしょう。

効果的なマネジメントの処方箋

組織の潜在能力を引き出してビジネスを成功に導くためには、タスクや時間、そして人に対して、適切なマネジメント(管理)を実践することが必要不可欠です。
しっかりとした方法論に則って、効果的なマネジメントを実現させましょう。

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