あなたのアシスタントは最強ですか? 業務効率化のためのアシスタントツール

業務を効率化するに当たり、アシスタントツールの使用は必須です。大事なことは、アシスタントツールに何を求めるかを明確にして、正しいツールを選ぶこと。本稿はそのお手伝いをします。

アシスタントツールを導入する意味

あなたは日々の業務で、どのようなアシスタントツールを使用していますか? 中には、「アシスタントツールをまったく使ったことがない」という方もいるかもしれませんね。ここで、アシスタントツールの定義を明確にしておきましょう。アシスタントツールとは、「ヒト・モノ・カネを含め、業務の進捗状況を効率的に管理することができるソフトウェア」のことです。アシスタントツールに対して「入力が面倒、学習コストが高い」といったネガティブなイメージをお持ちの方も少なくないかもしれません。ですが、うまくアシスタントツールを活用すれば、わずかな手間を遥かに上回るメリットを享受することができます。

アシスタントツールを使用する最もわかりやすいメリットは、「業務を見える化」できることです。なぜなら、業務で発生するさまざまな課題やタスクの進捗を、システムによって一元管理することができるからです。業務の見える化は課題の特定を助け、迅速な解決策の実施につながります。その結果、業務効率を改善することができます。ただ、一つ注意点があります。ツールの特徴と自分たちの期待する部分が一致していないと、十分な効果を発揮することはできません。そのため、まずは業務をどのように管理してきたいのかを明確にする必要があります。

アシスタントツールに求めること3つ

ここでは、ビジネスパーソンがアシスタントツールに求めることを3つに分けて、それぞれの特徴を解説していきます。

求めること1:手軽にタスクを更新したい

業務では1日に複数のタスクのステータスが変更され、未完了のタスクも徐々に増えていきます。ツールを使わないでホワイトボードや付箋でタスク管理をしても良いですが、新たなタスクが発生したり、タスクのステータスが更新されたりするたびにわざわざ書いたり、貼ったりすることは非効率です。ツールを使えば、会議中などでも状況を選ばず、手軽にタスクを管理することができます。そうすると、タスクの更新頻度も多くなり、メンバー同士のやりとりも活発になるでしょう。結果、メンバーのタスクに対する対応状況が自然と明らかになり、スムーズに業務を行うことができるようになります。

求めること2:あとで探しやすくしたい

業務の進行に応じてタスクは次々と発生しますが、以前に作成したタスクを参照したい場合も多いでしょう。付箋やノートによる管理では、過去のタスクを探すのがめんどうですよね……。このような問題もアシスタントツールで解決することができます。例えば、タスクには「担当者」や「期限」などの情報が入力されていると思います。これらの情報を元にすれば、過去のタスクを簡単に探しだすことができます。さらに、コミュニケーションもメールやチャットではなく、アシスタントツールのタスク上でやり取りをしておくと、タスクの流れや経緯も把握することができるので、オススメです。

求めること3:情報を視覚的に管理したい

業務を管理していると、メンバーのタスク量や進捗状況を確認したい場面が数多くあるでしょう。アナログなタスク管理の場合、その都度メンバーに声かけをして状況を確認しなければなりません。しかし、この方法では、あなたの時間もメンバーの時間も奪うことになっていまいますよね。そんな時に、アシスタントツールならチャートやグラフなどの視覚的なデータにより、瞬時にタスクの状況を確認することができます。また、このようなデータは資料作成や作業量の見積もりに活かすことができます。視覚的なツールは直感的に操作できるため、導入がスムーズで学習コストもほとんど発生しません。アシスタントツールが視覚的かどうかは、重要な要素となります。

アシスタントツール徹底比較5選

ここでは、人気のアシスタントツール5つを比較して紹介したいと思います。比較軸としては、前の章で述べた「3つの求めること」を基準にします。

ツール ①手軽にタスクを更新 ②あとで探しやすい ③視覚的な管理
Redmine
Backlog
Slack
Trello
Todoist

Redmine


Redmineは、複数人のタスク管理がオンライン上でできるアシスタントツールです。タスクはチケットと呼ばれる単位で管理します。チケットの作成は入力項目が多く少し煩雑です。ただその分、あとからチケットを探すことが容易になっています。ガントチャートを進捗管理に採用しており、視覚的な理解はしやすいですが、操作はあまり直感的ではありません。全体として、無難な印象のツールです。

公式サイト:http://redmine.jp/

Backlog


BacklogとRedmineは、できることはとても似ています。ただ、Backlogのほうが操作性が優れていて、手軽にタスクを更新しやすいです。さらに検索機能も充実しており、キーワードや担当者、進捗状況など、様々な情報からタスクを探しやすいという特徴もあります。また、ガントチャートを始め、視覚的にわかりやすいことを意識したUIが採用されています。

公式サイト:https://www.backlog.jp/

Slack


Slackは、ITスタートアップまわりではほぼ必須となっているくらい知名度の高いビジネスチャットツールですが、タスク管理に特化しているわけではないので、手軽にタスクを更新できるというわけではありません。検索機能が優れており、あとからチャットの内容を振り返ることが容易というのがSlack最大の利点でしょう。画像や絵文字などを多用するので、視覚的には色彩鮮やかですが、操作が直感的というわけではありません。Slackは、非常に多機能な優れたツールですが、タスク管理という視点からみると、純粋にタスク管理に特化したツールに劣ると言わざるをえません。

公式サイト:https://slack.com/intl/ja-jp

Trello


Trelloは、「付箋」を貼り付けるイメージで、タスクを管理することができるアシスタントツールです。タスク一つひとつをカードとして登録して、ボードと呼ばれる場所で管理します。タスクの作成・更新は、とても簡単で、件名だけの入力でも問題ありません。さらに、ラベルをカードにつけることができるので、あとから検索することもできます。ガントチャートなどの機能はありませんが、シンプルな分直感的なタスク管理・把握が容易で、シンプルかつ完成度の高いタスク管理ツールといえます。

公式サイト:https://trello.com/

Todoist


Todoistは非常にシンプルにタスク管理を行えるアシスタントツールです。とにかく操作が直感的でわかりやすく、手軽にタスクを管理することができます。動作も非常に軽快です。ただ、あとからの検索には特に優れているというわけではありません。また、操作が視覚的でわかりやすいのはプラスですが、タスクの進捗状況などを一目で確認するといった高度な機能はありません。Todoリストとしてシンプルに使うのが、最も賢明な使い方でしょう。

公式サイト:https://ja.todoist.com/

「あなたのアシスタントは最強ですか? 業務効率化のためのアシスタントツール」についてのまとめ

本稿では、アシスタントツールを導入する意味を述べた後、利用者が求める機能を3つに整理して、5つのツールをそれぞれの機能を判断軸として比較しました。アシスタントツールの活用は、アナログなタスク管理よりも、業務効率化に貢献しやすいので、導入を検討している方は参考にしてみてください。
他に便利なアシスタント記事を知りたい方は、人気なタスク管理についての記事を参考にしてみてください。

≫Next…【2018年版】「チームハッカーズおすすめのタスク管理ツール」はこちら

【PR】 タスクの管理方法にお困りですか?

TeamHackなら、プロジェクトの管理から情報共有まで、これ1つで全てが完結します。ソート機能で誰が何をやっているか明確に。タスクごとにチャットができるから、情報の錯綜もありません。プロジェクト管理者も作業者も、驚くほどタスク管理が楽になります。

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新情報をお届けします

同じタグのついた記事

同じカテゴリの記事