こんなプロジェクトは要注意!定期的に振り返るべき4つの視点

プロジェクトについてコトバンクで調べてみると、次のような説明があります。

“組織、業務本来の組織とは別に、目的を達成するために臨時で構成される組織やその業務のこと。コンピューターシステムの開発において、大規模な開発では、プロジェクトを組む場合が多い。(ASCII.jpデジタル用語辞典の解説)”

私はシステム開発・システム導入・業務改善・新規立ち上げなど、さまざまなプロジェクトに携わってきました。正直申し上げると、すべてのプロジェクトがうまくいったわけではありません。たくさんのプロジェクトを振り返ってみると、プロジェクトがうまく回らなくなるときには、ある傾向があることに気づきました。

今回はその傾向について4つの視点を紹介します。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを定期的に振り返る際の観点として利用ください。

1.ゴールが不明瞭になっていないか?

プロジェクト発足時に定めたプロジェクトゴールが、状況によりだんだんと変わってくることがあります。

たとえば、私が経験したシステム開発プロジェクトでは、ゴールとして10個の機能リリースが必須だったものの、開発状況により8個になってしまうことがありました。

必ずしもプロジェクトゴールが変わることが悪いわけではないですが、変更があったときに当初のプロジェクトゴールを満たすものなのか、きちんと検討しておく必要があります。

また、この例で言えば一部の機能リリースを遅らせた場合、さらなるリリースを遅らせることは絶対NGとしてスケジュールをきちんと立てましょう。

ずるずると遅延が横行し始めるプロジェクトは大抵失敗します。

当初定めたスケジュールを前倒しで進めるぐらいのプロジェクトは成功確率が高いものです。

また、達成したいプロジェクトのゴールはできるだけ具体的に、そして数値化できるものは数値化しましょう

計測できるプロジェクトはゴール達成がわかりやすいため、ゴールが不明瞭になるリスクを下げます。

たとえば、私が担当したプロジェクトでは業務効率化のために次のようなゴールを定めました。

「ある部門のAという業務に毎月200時間かかっている。今回のプロジェクトではその業務フロー全体を見直しして、毎月100時間以内、すなわち50%の改善をゴールとする。。」

このように、プロジェクトマネージャーはプロジェクトのゴールをなるべく数値化することを心がけてください。

2.タスクを完了できない理由がメンバーから出てきたときには要注意

基本的にプロジェクトが順調に進むということはありません。

何かしら問題・課題が出てきたときに、どう対応するかが重要です。

私はプロジェクトメンバーから上がってくるレポートで、なるべく問題・課題を早めに上げて欲しい旨を伝えています。

その際に、次のようなレポートが上がってきたときの対処法が重要です。

「Bという課題があることがわかりました。それを解決したいのはやまやまですが、ベンダーからの回答が遅くてスケジュールが遅れてしまいます。」

「他にも業務対応に追われて、タスクを消化し切れない。」

上記のような回答が多く出ている場合には、メンバー個人の問題か、それともプロジェクト全体の問題なのかを、私は切り分けるようにしています。

その場合、メンバーが速く対処すれば解決できる問題に対しては、メンバー自身でなるべく解決するように努力してもらいましょう。

反対に、メンバーのパフォーマンスとは関係ない問題である場合は、積極的な問題解決に当たりましょう。

特にメンバーがプロジェクトタスク以外のタスクに追われてスケジュールが遅れる場合は、私は他の部門長にそのメンバーの工数確保などの相談をしに行きます。

メンバーから問題が発生した場合には、メンバー個人の問題か、それともプロジェクト全体の問題なのかを見極めるようにしてください。

3.チームメンバーに疲労が見え始めていないか?

スケジュールだけ作成して、人的配置をきちんと練られないプロジェクトは失敗します。

プロジェクト立ち上げ時はモチベーションが高いメンバーが多いものです。しかし、スケジュールの中盤から終盤にかけてはゴールが見えつつも、さまざまなプレッシャーがメンバーに降りかかるようになります。

体調不良で休む、打ち合わせ時に元気がない、などメンバーの異変を感じた場合はすぐに対応策を練るべきです。

体力的に疲れているメンバーには、休むことも重要な仕事と伝えて、しっかり休んでもらうようにしましょう。

私はプロジェクトメンバーが心身に不調を来してまで行うプロジェクトはたとえゴールを達成したとしても大きな失敗だと思っています。

プロジェクトマネージャーは、メンバーの不調のサインを見逃さないようにしてください。

そのためにはこまめなコミュニケーションが必要となりますので、定期的に話をするようにしましょう。

4.チームとしてのまとまりを感じなくなるとき

チームが協力し合って真摯にタスクに取り組むときには大きな力が発揮されるので、プロジェクトも円滑に進みます。

しかし、部署間で利害関係が発生してしまったときに協力関係が結ばれていないとプロジェクトの成功確率が低下する要因になります。

私が経験したプロジェクトでチームに協力関係がないと感じたのは以下のような事態でした。

  • 「どちらの部署がそのタスクをすべきか」という不毛な議論が長引いている
  • CさんとDさんが仲が悪く、口も聞かないような関係になってしまった。
  • 自分の正しさを主張するばかりで、何もアクションを起こさない人がいた。
  • 自分の責任回避を優先し、周りに押し付ける人がいた。

このように協力関係がないチームでは、プロジェクトを成功させることが難しいものです。

プロジェクトマネージャーはチームの利害関係をなるべくなくし、対立が起きている場合はすぐに仲裁に入る必要があります。

また、プロジェクトを成功させるために行動している人こそが一番素晴らしいことを訴え続ける必要があります。

問題・課題が発生したとしても、チーム全体で問題・課題解決にあたれるチームは強いです。

プロジェクトマネージャーはプロジェクトの成功確率を高めることをを意識して協力関係の構築に努めてください。

5.まとめ

いかがでしたか?今回、紹介した4つの観点を意識しながら、プロジェクトをマネジメントするよう心がけてください。

最後に、私がプロジェクトマネージャーとして大変参考になった本をご紹介します。

『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』(著者:中島聡)

ビル・ゲイツが納期に対してシビアなことも書かれていて、あらためて納期厳守の大切さや、スタートダッシュの重要性を理解できました。

また、エンジニアに限らずすべての従業員にとって、自分のタスクを迅速に完了させるコツはきっと参考になるでしょう。ぜひ読んでみてください。

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