メール一通で失注確定!?ダメなコミュニケーションの3つの原因と解決策を解説!

初めのメール一通で、失注が確定する。

恐ろしい話ですが、フリーランスにはよくある話です。ちょっとしたやり取りだけで、「この人は仕事ができないな」と判断され、相手にされなくなってしまうのです。

仕事ができないと判断されるメールとは、「この人はコミュニケーションコストが高い人だな」と思われるメールのことです。やり取りしていると時間的・精神的に消耗しそうだなと感じられた瞬間、忙しい人だと相手をするのをやめてしまいます。

コミュニケーションコストが高い人は、それだけで敬遠されます。それはサラリーマンもフリーランスも同じです。私が外資系にいたときは、低レベルな質問をした新卒が「私のコスト(≒時給)がいくらか知っていますか」と怒られるというシーンをよく見てきました。また、フリーランスとして受注する側・発注する側を経験する中で、「こんなやり取りが嫌われるor好かれるな」というのを体感してきました。

そこで、この記事ではコミュニケーションコストを上げてしまう3つの原因について説明します。原因がわかれば対策もできます。これを読み終わる頃には、「お、この人とは仕事しやすそうだな」と思われる文章を送れるようになること間違いありません!

コミュニケーションコストを上げてしまう3つの原因

コミュニケーションコストが高いやり取りとは、不要な手間を増やしてしまうやり取りです。一往復のメールで済むはずのものが、気づいたら何往復もしていたというのがその典型です。そのようなやり取りをしたら、すぐさま”面倒くさい人”認定されてしまいます。

コミュニケーションが上がる原因には、次の3つが挙げられます。

  1. 提供する情報の不足
  2. 事前調査の不足
  3. 思考の要求

これらについて気をつけるようにすれば、相手の時間を無駄に奪うこともなくなるでしょう。以下に、それぞれについて解説します!

①提供する情報の不足

提供する情報の不足とは、読み手が判断・理解するために必要な情報が欠けている状態です。情報が不足していると、「このことについて教えてください」と聞き手が質問しなければならないため、不要なやり取りが一回分増えてしまいます。

例えば、ある仕事の募集に対して、「とても興味があります。精一杯がんばりますので、よろしくお願いします!」とだけ書いて応募する人はこの典型です。募集している側からすると、応募者の能力や実績、どれくらい仕事に時間かけられるのかがわかりません。そのため、「以下について教えて頂けないでしょうか」と、聞きたいことを整理した上でもう一度やり取りをしなければなりません。

また、別のケースでは日程調整の連絡でも同様のことが起こりがちです。「打ち合わせをさせて頂けないでしょうか?」とだけ送る人をよく見ます。けれど、これもどんな打ち合わせで、日程の候補日はいつなのかが不足しています。そのため、打ち合わせを受けるか決めるためにその内容を、いつ行うか決めるために日程をもらうやり取りそれぞれ発生します。

もし、送る側が「こんな内容で一時間ほど打ち合わせをしたいです。〇日~〇日は終日可能です」という内容を含んだメールを最初に送っていれば、「わかりました。〇日の〇時からお願いします」だけで終わっていた可能性もあります。そのことが明らかであるため、受け手は面倒な連絡の仕方する人がきたなとため息をつくことになってしまうのです。

「そんなダメな連絡する人いないよ」と思うかもしれませんが、非常によくある話です。あるある話とまで言っていいレベルで頻繁に遭遇します。だからこそ、ちゃんとやり取りができるだけでも好印象を得られます。

友達に「今日の夜ヒマ?」といきなり聞いてしまう人は要注意です。伝えるべき情報は併せて伝えるようにし、無駄なやり取りを省く努力をしましょう。

②事前調査の不足

事前調査の不足とは、「調べればわかることを調べていない」ことです。ひと昔前なら、「ググレカス」と言われてしまうような問いかけですね。

一番ありがちなのは、「〇〇について詳細を教えてください」と聞いてしまうことです。この質問の仕方は二つの意味でマズいです。

1.自分で調べていないと思われてしまうこと

仕事の募集やサービスの紹介など、情報を公に発信した人に対して、このような質問をする人はよくいます。

けれど、発信している時点で情報はオープンになっているため、自分で調べられる部分は少なからずあるはずです。この質問をする時点で、「いや、公開している情報を見てよ……。そそっかしい人だなぁ」と思われてしまう恐れがあるのです。

2.何を知りたいのかが明らかになっていない

「詳細を教えてください」という聞き方をする人は多いですが、その人が何を知りたいかは本人しか知りません。何を目的として、何を知りたいのかがわからないと、聞かれている側としては「何の詳細を教えればいいんだろう?」と戸惑ってしまいます。その結果、非効率的なやり取りが生まれてしまうのです。

このように、調べればわかることを聞いてしまうのは、自分でできることを人に押し付けているとみなされてしまいます。そうならないためには、「〇〇という目的から✕✕を知りたいのですが、△△までしかわかっていません。☆☆について教えていただけないでしょうか」と、目的・内容・現状の理解・知りたいことを明確にした質問をするようにしましょう。

③思考の要求

思考の要求とは、相手にゼロから考える作業を負担させてしまうことです。これは、他の二つに比べて軽視されやすく、意図せずに行ってしまいがちです。

先ほどの例で言うと、「詳細を教えてください」系の質問も、結果的に思考の要求を起こしがちになります。「この人はどんな状況なんだろう?こういうことを聞きたいのかな?」と、不足した情報を補うために思考をめぐらすことになるからです。質問が未熟なために、回答する側がリードして議論を進めなければならなくなってしまいます。また、「アドバイスをください」といった質問も同様です。このように漠然とした質問は、相手に考えることを強いてしまいます。

これらの質問に共通するのは、論点が定まっていないということです。議論の焦点がわからないため、回答する側が前提を想像したり、ゼロから論点を設定したりする必要が生じてしまっているのです。

相手が考える負担を軽減するためには、「論点を絞る」ということを意識しましょう。具体的には、以下を明確にするとよいでしょう。

  • 前提知識
  • 目的(知りたい・したいこと)
  • 目的への課題
  • 現状のプラン
  • 相手に求めること(アクションしてほしいのか・フィードバックが欲しいのか)

以上の項目が明確だと、答える側も何について答えるべきかで迷うことがなくなります。また、行動へのアドバイスをもらうときには、選択肢を提示するというテクニックもあります。

自分が使っていた方法

私が外資系企業に勤めていた時は、忙しい上司との合意形成をするのによく使っていました。「こういう問題に対し、AというプランとBというプランを考えています。現状、こうした理由からAで進めようと考えていますが、よろしいしょうか」といった具合に話を進めるのです。

そうすると、「それでいいよ」とか「こういう要素も考えられるから、Bの方がいいね」のように、スムーズで建設的な議論に発展しやすくなります。何かをゼロから”考える”より、既存のプランから”選ぶ”方が思考コストは低くなるのです。

「考えることはコストである」というのはとても重要な観点です。特に、ハイパフォーマンスな人(=時給が高い人)の時間を使う時は、「この人の時間を無駄に奪っていないか」という視点を常に持つようにしましょう。

まとめ

この記事では、コミュニケーションコストが上がる原因として、以下の三つを紹介しました。

  1. 提供する情報の不足
  2. 事前調査の不足
  3. 思考の要求

よく、「仕事ができない人は、メールを見れば一発でわかる」といいます。相手の立場からコミュニケーションが取れない人は、そのことがやり取りの中で露見します。

そして、知らず知らずのうちに相手の時間を奪い、厄介者扱いされてしまうのです。特に、フリーランスの場合は相手が自分を教育する動機がないため、”仕事できない人”認定は致命的です。

ぜひ、相手の立場に立ったコミュニケーションを実践し、「仕事しやすい!」と思われる人になりましょう!

 

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