プロジェクトをもっと効率的に管理したい、と思ったことはありませんか？特にスケジュールが長期的で、複数のチームが従事する大型プロジェクトの場合には、toDoリストやチャットアプリのようなシンプルなツールでは不十分で、運営しきれないといったケースもあるでしょう。そんな方におすすめしたいのが、多機能をそろえた「法人用」プロジェクト管理ツールの導入です。本記事では、各ツールが特化している機能に応じてプロジェクト管理ツールを比較し、チームやプロジェクトに合ったツールの選び方を解説します。
プロジェクト管理ツールとは？
プロジェクト管理ツールとは、タスクの進捗やスケジュール、チーム内の情報を管理し、プロジェクトを効率的に進めるのに役立つツールのことです。
toDoリストのようなタスク管理機能に加え、スケジュールや複数人での情報共有が可能であるなど、チームで進めるプロジェクトを効率的にマネジメントすることが可能です。
またプロジェクト管理ツールは、リモートワークや在宅勤務といった、タスクの進捗管理が難しい場合においても、スケジュールの共有やドキュメントの提出をするのに効果的です。
ツールを選ぶときに比較するポイント
使いやすさ
あまり馴染みのない用語が使われていたり、重要なボタンを見つけにくいツールは、学習コストがかかってしまい導入しても活用しきれない恐れがあります。そのため、無料の試用版で一度使いやすさを確認することを推奨します。本記事で紹介する管理ツールは、すべて無料でのお試しが可能です。
チームの規模感
少人数のチームで動くプロジェクトなのか、それとも複数のチームが関わっているものなのか…。ツールの使いやすさはそのチームの規模感によっても異なります。今回の記事では、各ツールを使いやすいチームの規模も比較します。
ツールの特化機能
ツールは、それぞれが異なる機能に特化しています。本記事では、以下の３種類で比較しています。
A：情報共有機能
タスクごとに、メッセージのやり取りや文書の添付が可能。
特に、進捗状況の報告やフィードバックの送付が頻繁に行われる場合に便利。
B:タスク整理
タスクの進捗状況を、一目で客観的に把握できる。できるだけシンプルな設計のツールを使いたい場合におすすめ。
C:工数管理
全体スケジュールの管理・把握が重要なプロジェクト向け。
サイト制作など複数のチームで動く場合や、各タスクに優先度・デッドを設定したい場合に役立つ。
タイプA：「情報共有」機能特化型
「backlog」－基本的な機能がすべて揃っていて初心者にもぴったり
株式会社ヌーラボ：https://backlog.com/ja/
- 情報漏れや共有ミスを防ぐWiki機能
- 大容量ファイルを管理できるドライブ
- 自分に関係するタスクの進捗だけを把握するウォッチ機能
《特徴》
「backlog」は基本的なタスク管理機能と“Wiki”と呼ばれる情報共有機能を兼ね備えたプロジェクト管理ツールです。“Wiki”では、会議の議事録や仕様書など、必要なドキュメントをプロジェクトごとに登録することができ、いつでも編集が可能です。大容量ファイルも保存可能なので、ドライブとタスク管理ツール・チャットを往来する手間が省けます。さらに、タスクごとに時間を報告できるシステムもついており、統括者はプロジェクトの生産性を客観的に確認することができます。
《チェック項目》
- チームの規模感：小規模チーム
- 無料お試し：〇（10人まで）
- 所有機能：情報共有、タスク管理
- 費用：プレミアムプラン→月額19800円
「Team Hack」－大規模チームでも担当者がわかりやすい
株式会社カタリストシステム：https://cp.teamhack.io/tc0001/
《特徴》
- タスクごとに担当者を設定し、チャットが可能
- 各自が作業に集中しやすく、FBやレビューを送りやすい構造
- タスクの確認漏れを無くすソート機能
「Teamhack」にはタスクやドキュメントごとにチャット機能がついています。タスクごとに進捗度の確認ができるので、従来のチャットツールで起こりやすかった「確認漏れ」や「情報の錯綜」を防ぐことができます。また、作業者は各自割り振られたタスクに集中でき、リーダーはプロジェクトの全体像や進捗を即座に把握できる構造となっています。また、タスクの進行度や担当者の設定・未読表示・メンション機能など便利な機能も多く備わっており、その時必要な情報だけにアクセスすることも可能です。
《チェック項目》
- チームの規模感：5人以上のチーム
- 無料お試し：〇（無期限）
- 所有機能：タスク進捗管理、情報共有
- 費用：容量10GBのビジネスプラン→1ユーザーあたり、月額1200円（年間契約割引で月額1000円）
「Stock」－会議などの情報の引き継ぎに便利
株式会社リンクライブ：https://www.stock-app.info/
《特徴》
- 社内の情報管理、ナレッジの引継ぎ・蓄積に最適
- ドキュメントに情報を書いて共有・関連タスクの設定も可能
- クリック数が少なく、手間をかけず情報にアクセスできる
「ITに詳しくないスモールチームでも使いやすいように」というコンセプトで設計されたのが、情報共有ツール「Stock」です。各フォルダ内に作成した「ノート」に、情報を書き込んで共有することができるので、従来のようにファイルやドキュメントをダウンロードして開く、という手間がありません。さらに、各ノートから紐づけてタスクを設定したり、チャットを開始することが可能です。実際のビジネスでは、打合せ議事録の管理や学習塾での授業内容の引き継ぎにも使用されています。
《チェック項目》
- チームの規模感：小規模チーム
- 無料お試し：〇（無期限）
- 所有機能：情報共有、タスク管理
- 費用：エントリープラン（5人以下のチーム）→月額1980円
タイプB：「タスク整理」特化型
「monday.com」－ツールに使い慣れていない人でもはじめやすい
monday.com：https://monday.com/
《特徴》
- シンプルで無駄がなく、IT慣れしていない人にも使いやすいデザイン
- 各タスクに担当者や作業時間、進行度を設定可能
- プロジェクトのタイプに合わせて選べる、数十種類のテンプレート
「monday.com」の最大の特徴はシンプルで使いやすいUIです。新規タスクの登録から担当者・締切日・進行ステータスの設定まで、ワンクリックで編集できます。各チーム員の作業状況や進捗を一括管理でき、次々とプロジェクト内で生まれるタスクを整理したい、という方にぴったりです。さらにプロジェクトに合わせて数十種類のテンプレートが用意されており、こちらを使えばタスク管理だけでなくメディア運営や売り上げ成績の報告、競合分析なども可能です。ただし日本語対応ではないので、一度無料版でテストして使いやすさを確認してみてください。
《チェック項目》
- チームの規模感：5人以上のチーム
- 無料お試し：〇
- 所有機能：タスク整理、工数管理
- 費用： ベーシックプラン（5人以下のチーム）→月額$25
「Asana」－プロジェクト管理ツールの王道
monday.com：https://asana.com/ja/?noredirect
《特徴》
- 多機能なうえに操作が簡単で、ストレスなく使える
- 大手ビジネスアプリとの連携が可能
- 進捗をリアルタイムに確認できるポートフォリオ機能
「Asana」はタスク整理に特化したプロジェクト管理ツールですが、さまざまな情報共有アプリ・ガントチャート作成ツールとの連携が可能です。現在ファイル共有にDrop boxやグーグルドライブ、工数管理にGoogleカレンダー、情報共有にSlackを使っている場合でも、これまで蓄積したナレッジや情報を消すことなく連携させることができます。プロジェクトの規模にかかわらずタスクを整理できるのに加え、操作も簡単で年代を問わず使える設計となっています。
《チェック項目》
- チームの規模感：不問
- 無料お試し：〇
- 所有機能：タスク整理、工数管理
- 費用： ビジネスプラン→月額$19.99
「Task world」－かんばん形式でやるべきタスクが一目でわかる
タスクワールド・ジャパン：https://taskworld.com/ja/
《特徴》
- かんばん形式のツールでタスクを「見える化」
- タグやラベルでタスクを整理。今やるべきタスクがわかりやすい
- アナリティクス機能でプロジェクトの進捗度をレポートに
タスクをかんばん形式で視覚的に管理できる「Task world」。こちらのツールが他のタスク管理ツールと違うのは、ファイル管理やタイム計測、進捗度レポートなどの多種多様なビジネス向け機能を備えている点です。特にアナリティクス機能では、タスクの進捗状況を％で表示したり、バーンダウン・バーンアップチャートを併用することができ、多面的にプロジェクトの進捗を管理・分析することができます。toDoリストやガントチャートなどのシンプルなタスク管理ツールだけでは不十分だと感じている方は、是非チェックしてみてください。
《チェック項目》
- チームの規模感：10人以下のチーム
- 無料お試し：〇（15日間）
- 所有機能：タスク整理、進捗管理
- 費用：1ユーザーあたり、月額$10.99
タイプC：「工数管理」特化型
「Wrike」－プロジェクトの特徴に合った機能を提供
Wrike：https://www.wrike.com/ja/
《特徴》
- 進捗を確認しやすい視覚的なタイムライン
- カスタマイズ可能なタスク登録フォーム
- マイページで自分の担当タスクを一目で確認
「Wrike」はガントチャートだけでなく、ファイル・情報共有機能、タスク整理機能など複数の機能を備えています。本ツールで特徴的なのが、プロジェクトやチームの特徴に合わせた機能を開発・提供している点です。例えばクリエイティブ系事業用にリモートワークでも運営しやすいオンライン校正機能、商品開発チーム用にチーム員の作業状況を可視化するライブリポート機能を開発しています。多くの機能を備えている分、比較的大規模なプロジェクトやある程度ツールの使用に慣れているチームに向いているといえます。
《チェック項目》
- チームの規模感：大きめ
- 無料お試し：〇（人数制限なし）
- 所有機能：情報共有、進捗管理、タスク整理
- 費用：ビジネスプラン→1ユーザーあたり、月額$24.80
「Smartsheet」－複雑な大規模プロジェクトでも管理可能
Smartsheet.Inc：https://jp.smartsheet.com/
《特徴》
- ガントチャートを自動で作成
- カレンダーやかんばん形式など表示方法を選べる
- 業種を問わず課題のソリューションを提供
「Smart sheet」はスケジュール管理を主目的としたビジネスツールです。エクセルで作るようなガントチャートを初心者でも簡単に作成でき、用途にあわせたテンプレートも用意されています。また、本ツールには各タスクの担当者や、優先度・先行タスクを設定できる機能が付いているため、特定の担当者がマルチタスクを背負う事態や、どのタスクから手を付ければいいかわからなくなるような状況を防ぐことができます。複数のチームが関わる大規模プロジェクトや、作業工程の多いプロジェクトに特におすすめです。
《チェック項目》
- チームの規模感：5人以上のチーム
- 無料お試し：〇（30日間）
- 所有機能：進捗管理、タスク管理
- 費用：ビジネスプラン→1ユーザーあたり、月額$25
まとめ
プロジェクト管理ツールを使ってタスクやチーム内の情報を「視覚的に認識」することで、作業の効率化や担当者の責任感向上を期待できます。また、統括者や運営責任者はガントチャートや進行ステータスを確認することによって、プロジェクトの進捗度を客観的に把握することができます。これからは、1つのツールで一括管理することで、プロジェクトの生産性を向上させてみるのはいかがですか？
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